1. Hintergrund
Für Unternehmen mit mehreren Abteilungen, Standorten oder verteilten Teams ist es eine große Herausforderung, die Unternehmenskultur, interne Richtlinien und Arbeitsabläufe zu vermitteln und das Verständnis der Mitarbeitenden zu überprüfen.
Unternehmen können zwar interne Schulungen durchführen, Dokumente teilen oder Richtlinien per E-Mail und in virtuellen Meetings kommunizieren. Nach der Freigabe bleibt es jedoch schwierig zu überprüfen, ob alle Mitarbeitenden die Informationen tatsächlich verstanden haben und korrekt anwenden.
Für Großunternehmen – insbesondere Einzelhandelsketten, Schulungsanbieter, Filialisten oder multinationale Organisationen – sind manuelle Prüfungen extrem aufwendig. Die Durchführung von Präsenzprüfungen erfordert die Planung mehrerer Schichten, die Verwaltung physischer Räumlichkeiten, die Einteilung von Aufsichtspersonen, das Einsammeln von Bögen, die Bewertung und das mühsame Zusammenführen der Ergebnisse aller Standorte.
NineQuiz hilft Unternehmen dabei, Online-Tests zu Unternehmenskultur, internen Vorschriften und Arbeitsabläufen im gesamten Netzwerk durchzuführen. Mitarbeitende können ganz einfach über einen Link oder QR-Code mit ihrem Smartphone, Tablet oder Computer teilnehmen – ohne komplizierte App-Installationen oder Registrierungen.
Der entscheidende Vorteil: Unternehmen können Tests für alle Mitarbeitenden über mehrere Standorte, Regionen oder Länder hinweg gleichzeitig durchführen, ohne durch physische Räume, Prüfungszimmer oder Teilnehmerkapazitäten eingeschränkt zu sein.
2. Ziele dieses Use Cases
Dieser Use Case hilft Unternehmen dabei, Schulungen, Tests und interne Compliance-Prüfungen im großen Stil zu standardisieren.
Unternehmen können NineQuiz für folgende Zwecke nutzen:
- Das Verständnis der Mitarbeitenden für die Unternehmenskultur überprüfen.
- Wissen über interne Vorschriften und Arbeitsabläufe abfragen.
- Tests über alle nationalen oder globalen Standorte hinweg durchführen.
- Großflächige, gleichzeitige Online-Teilnahme ermöglichen.
- Das Onboarding neuer Mitarbeitender an verschiedenen Standorten unterstützen.
- Regelmäßige monatliche, quartalsweise oder jährliche Überprüfungen durchführen.
- Alle Ergebnisse auf einer einzigen Plattform zentralisieren.
- Die Leistung von Abteilungen, Standorten oder Regionen miteinander vergleichen.
- Lernlücken und Teams mit zusätzlichem Schulungsbedarf identifizieren.
- Das Bewusstsein, die Compliance und die Einheitlichkeit im Unternehmen stärken.
3. Herausforderungen traditioneller interner Prüfungen
Klassischerweise verteilen Unternehmen Handbücher zur Unternehmenskultur, Richtlinien oder Arbeitsanweisungen und bitten die Mitarbeitenden um eine Lesebestätigung. Eine einfache Lesebestätigung garantiert jedoch nicht, dass die Inhalte auch tatsächlich verstanden wurden.
Die Durchführung von Präsenzprüfungen bringt erhebliche organisatorische Hürden mit sich. Für ein Unternehmen mit 10, 50 oder 200 Standorten erfordert die Organisation desselben Tests für alle Mitarbeitenden enorm viel Zeit, Personal und Budget.
Unternehmen müssen Prüfungsfragen entwerfen, sie an jeden Standort verteilen, Termine koordinieren, Aufsichtspersonen einteilen, Bögen einsammeln, bewerten und die Ergebnisse an die Zentrale zurückmelden. Wenn jeder Standort die Daten anders erfasst, sind die Ergebnisse fragmentiert, uneinheitlich und schwer zu analysieren.
Für Schichtarbeiter, Außendienstmitarbeitende, Vertriebsmitarbeiter, Techniker oder Remote-Angestellte ist eine Prüfung zu einer festen Uhrzeit schlichtweg unpraktisch.
Darüber hinaus erschweren Barrieren wie geografische Distanz, Zeitzonen, Sprachen und unterschiedliche administrative Strukturen die Standardisierung interner Prüfungen, wenn Unternehmen über Regionen oder Länder hinweg expandieren.
4. Wie NineQuiz Unternehmen unterstützt
Mit NineQuiz können Unternehmen Online-Multiple-Choice-Tests erstellen, die auf verschiedene interne Themen zugeschnitten sind – wie Unternehmenskultur, Grundwerte, Arbeitsrichtlinien, Standardarbeitsanweisungen (SOPs), Vertriebsabläufe, Kundenservice, Datensicherheit, Arbeitsschutz oder Servicestandards.
Personalverantwortliche, Schulungsleiter oder Betriebsleiter können ganz einfach Quizze auf NineQuiz erstellen, Fragen und richtige Antworten festlegen sowie Zeitlimits, Mindestpunktzahlen zum Bestehen und Abgabefristen definieren.
Nach der Erstellung kann das Quiz per Link oder QR-Code mit allen Mitarbeitenden geteilt werden. Unternehmen können den Link per E-Mail, in internen Chat-Gruppen, HRM-Systemen, LMS-Plattformen, Onboarding-Dokumenten, an Infotafeln in den Filialen oder über im Büro ausgehängte QR-Codes verbreiten.
Mitarbeitende können von überall aus mit ihren eigenen Geräten auf den Test zugreifen und ihn absolvieren. Egal, ob sie sich in Hanoi, Ho-Chi-Minh-Stadt, Da Nang, Singapur, Bangkok oder einer anderen internationalen Niederlassung befinden – sie können denselben Test machen, ohne an einen bestimmten Ort reisen zu müssen.
Sobald die Mitarbeitenden ihre Antworten absenden, NineQuiz wertet den Test automatisch aus und erfasst die Ergebnisse. Das Management kann die zentralisierten Daten gefiltert nach Person, Abteilung, Standort, Region oder Land einsehen.
5. Durchführung von Tests über nationale oder globale Standorte hinweg
NineQuiz eignet sich hervorragend für verteilte Organisationen. Anstatt isolierte Tests an jedem einzelnen Standort durchzuführen, können Unternehmen eine einheitliche Prüfung erstellen und diese gleichzeitig im gesamten Netzwerk bereitstellen.
Beispiel: Eine Einzelhandelskette mit 150 Filialen im ganzen Land möchte ihre Mitarbeitenden zu einem neuen Kundenservice-Ablauf testen. Anstatt Dokumente zu verschicken und die Filialleiter um manuelle Kontrollen zu bitten, kann das Unternehmen ein Quiz auf NineQuiz erstellen und einen QR-Code an alle Filialen senden.
Alle Mitarbeitenden der Filialen können den QR-Code scannen, um am Quiz teilzunehmen. Das System erfasst automatisch den Bearbeitungsstatus, die Einzelergebnisse und die durchschnittliche Leistung jeder Filiale.
Ebenso kann ein multinationales Unternehmen eine weltweite Überprüfung der Unternehmenskultur durchführen. Mitarbeitende in verschiedenen Niederlassungen können das Quiz innerhalb eines festgelegten Zeitfensters flexibel absolvieren – bewertet nach denselben Standards und erfasst in einem einzigen Berichtssystem.
Dieser Ansatz beseitigt alle Einschränkungen bezüglich Prüfungsräumen, Aufsichtspersonen, geografischer Distanz oder Belegschaftsgröße. Unabhängig davon, ob Hunderte oder Tausende von Mitarbeitenden teilnehmen, können Sie Online-Tests nahtlos bereitstellen und die Daten zentral nachverfolgen.
6. Was Sie prüfen können
Quizze zur Unternehmenskultur
Erstellen Sie Quizze zu Vision, Mission, Grundwerten, Verhaltenskodex und Etikette am Arbeitsplatz. Ziel ist es, dass Mitarbeitende Werte nicht nur auswendig lernen, sondern wissen, wie sie diese in realen Situationen anwenden.
Beispiele:
- Was sind die Grundwerte unseres Unternehmens?
- Welches Verhalten zeigt am besten Eigenverantwortung?
- Wie löst man Konflikte im Team richtig?
- Wie sollte ein Mitarbeitender gemäß den Unternehmensrichtlinien auf einen unzufriedenen Kunden reagieren?
Überprüfungen interner Richtlinien
Überprüfen Sie das Wissen über Anwesenheit, Urlaubsregelungen, die Nutzung von Unternehmenseigentum, Datenschutz, interne Kommunikation, Informationssicherheit oder Richtlinien für mobiles Arbeiten.
Beispiele:
- Wie lange im Voraus muss ein Urlaubsantrag eingereicht werden?
- Dürfen Kundendaten über private Accounts geteilt werden?
- In welchen Situationen muss der direkte Vorgesetzte sofort informiert werden?
- Welche Richtlinien gelten für die Nutzung von Dienstgeräten?
Tests zu Arbeitsabläufen und SOPs
Fachabteilungen können spezialisierte Quizze zu ihren Arbeitsabläufen erstellen. Beispielsweise kann das Vertriebsteam Beratungsprozesse testen, der Kundenservice die Reklamationsbearbeitung, die Logistik die Auftragsabwicklung und die IT/Technik die Protokolle zur Störungsbeseitigung.
Diese Tests stellen sicher, dass Mitarbeitende an verschiedenen Standorten dieselben Arbeitsabläufe einhalten, die gleichen Standards wahren und Situationen einheitlich lösen.
7. Schritt-für-Schritt-Implementierung mit NineQuiz
Definieren Sie zunächst die Ziele des Tests. Dies kann Themen wie Unternehmenskultur, Arbeitsrichtlinien, Vertriebsabläufe, Kundenservicestandards oder Sicherheitsrichtlinien abdecken.
Als Nächstes erstellt die zuständige Abteilung das Quiz auf NineQuiz. Die Tests können von 10–30 Fragen für schnelle Wissensüberprüfungen bis hin zu 30–50 Fragen für kritische Themen wie Datensicherheit, Arbeitsschutz oder Betriebsstandards reichen.
Konfigurieren Sie Einstellungen wie Zeitlimits, Fristen, Mindestpunktzahlen zum Bestehen und erlaubte Wiederholungen. Sie können beispielsweise festlegen, dass Mitarbeitende den Test innerhalb von 7 Tagen absolvieren und mindestens 80 % erreichen müssen, um zu bestehen.
Veröffentlichen und teilen Sie das Quiz per Link oder QR-Code. Bei Organisationen mit mehreren Standorten können die QR-Codes an die Filialleiter gesendet werden, um sie in Pausenräumen, an Arbeitsplätzen oder in internen Kommunikationskanälen auszuhängen.
Mitarbeitende rufen das Quiz auf, füllen es aus und senden es ab. NineQuiz stellt die Daten automatisch zusammen, sodass Manager unternehmensweite Berichte einsehen oder die Ergebnisse nach Standort, Abteilung oder Region filtern können.
8. Systemweite Überwachung und Analysen
Sobald der Test gestartet ist, können Unternehmen den Fortschritt der Bearbeitung in Echtzeit mitverfolgen.
Manager können Folgendes einsehen:
- Gesamtzahl der teilnehmenden Mitarbeitenden.
- Unternehmensweite Abschlussquote.
- Abschlussquote nach Standort.
- Durchschnittliche Ergebnisse nach Abteilung oder Region.
- Liste der Mitarbeitenden, die noch nicht am Test teilgenommen haben.
- Liste der Mitarbeitenden, die die Anforderungen nicht erfüllt haben.
- Fragen mit hoher Fehlerquote.
- Themen mit Schulungsbedarf.
Dies hilft Unternehmen nicht nur, die Teilnahme zu verfolgen, sondern auch genau zu identifizieren, bei welchen Aspekten der Unternehmenskultur, der Richtlinien oder der Prozesse die Mitarbeitenden noch Verständnisprobleme haben.
Wenn beispielsweise 60 % der Mitarbeitenden über mehrere Standorte hinweg eine Frage zum Beschwerdemanagement falsch beantworten, kann das Unternehmen dies als Thema für eine unternehmensweite Nachschulung identifizieren. Weisen dagegen nur wenige Standorte hohe Fehlerquoten auf, kann dort gezielte Unterstützung geleistet werden.
9. Die wichtigsten Vorteile für Unternehmen
NineQuiz hilft Unternehmen dabei, interne Schulungen und Tests von einem fragmentierten Ansatz in ein zentralisiertes, datengestütztes und hochgradig skalierbares Modell zu überführen.
Unternehmen können denselben Test landes- oder weltweit für alle Mitarbeitenden bereitstellen. So wird sichergestellt, dass alle die gleichen Inhalte erhalten, nach denselben Standards bewertet werden und eine einheitliche Beurteilung erfolgt.
Der Zugang über Links oder QR-Codes senkt die Hürden für die Teilnahme. Mitarbeitende müssen weder eine App installieren, noch an einen bestimmten Ort reisen oder spezielle Geräte nutzen, um den Test zu absolvieren. Dies ist besonders vorteilhaft für Personal im Einzelhandel, in der Produktion, im Außendienst, für Schichtarbeitende und im Homeoffice.
NineQuiz hilft Unternehmen zudem, Zeit und Verwaltungskosten zu sparen. Anstatt physische Tests zu drucken, Prüfungsräume zu organisieren, Aufsichtspersonen einzuteilen und Ergebnisse manuell zusammenzutragen, können Organisationen den gesamten Testprozess vollständig digitalisieren.
Noch wichtiger ist, dass Leistungsdaten Unternehmen in die Lage versetzen, fundiertere Entscheidungen zu treffen. HR-, L&D- oder Betriebsabteilungen können genau erkennen, welche Standorte die Richtlinien einhalten, welche Teams eine Nachschulung benötigen und bei welchen Themen ein erhöhter Kommunikationsbedarf besteht.
10. Die wichtigsten Vorteile für Mitarbeitende
Für Mitarbeitende macht NineQuiz die Teilnahme an internen Tests einfacher und flexibler. Sie können die Tests auf ihrem Smartphone oder Computer absolvieren – egal, ob im Büro, in der Filiale, zu Hause oder im Homeoffice.
Kurze Quizze helfen den Mitarbeitenden, wichtige Informationen proaktiv zu wiederholen. Anstatt nur lange Dokumente zu lesen, setzen sich die Mitarbeitenden mit praxisnahen, realen Szenarien auseinander und erhalten sofortiges, klares Feedback.
Regelmäßige Tests verbessern zudem das Behalten wichtiger Richtlinien, reduzieren operative Fehler und richten die Mitarbeitenden an den Erwartungen des Unternehmens in Bezug auf Kultur, Verhalten und Prozesse aus.
11. Erwartete Ergebnisse
Durch die Umsetzung dieses Anwendungsfalls können Unternehmen die Unternehmenskultur, Richtlinien und Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen schnell, einheitlich und messbar überprüfen.
NineQuiz hilft Unternehmen, die Grenzen traditioneller Prüfungen zu überwinden: Geografische Einschränkungen fallen weg, die Notwendigkeit, Mitarbeitende in einem Prüfungsraum zu versammeln, entfällt, die Abhängigkeit von einzelnen Standorten bei der Zusammenstellung der Ergebnisse wird beendet und Kapazitätsgrenzen für Teilnehmende gehören der Vergangenheit an.
Das übergeordnete Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden die Unternehmenskultur besser verstehen, interne Richtlinien beherrschen, Arbeitsabläufe korrekt ausführen und die allgemeine Compliance im gesamten Unternehmen verbessern.
Mit NineQuiz können Unternehmen interne Tests in eine regelmäßige, flexible Lernaktivität verwandeln, die sich problemlos landes- oder weltweit skalieren lässt.
