Desde o início da pandemia, as empresas foram forçadas a trabalhar remotamente, seja de forma total ou parcial.
De reuniões presenciais a chamadas de vídeo online, muitas coisas mudaram na forma como as empresas operam hoje.
Embora essa nova forma de trabalhar traga muitos benefícios—maior produtividade e menos ausências—ela também apresenta desafios difíceis, sendo um deles a integração remota.
Enquanto antes da pandemia, novos funcionários podiam acompanhar seus colegas mais experientes e construir relacionamentos durante os intervalos, o mundo virtual funciona de maneira diferente. Sem o calor das interações presenciais, os funcionários podem se sentir perdidos e indesejados em seu novo local de trabalho.
Então, como superar esses desafios e criar uma experiência de integração remota tão acolhedora, conectada e solidária quanto a integração presencial?
Aqui estão 9 ótimas dicas para uma integração remota de sucesso. Mas antes de explorá-las, vamos primeiro entender o básico da integração remota.
O que é a integração remota de funcionários?
O processo de integração remota de funcionários é um procedimento para receber, treinar e orientar novos colaboradores para que se familiarizem com suas novas funções e responsabilidades. Tudo isso acontece em um ambiente virtual com a ajuda de chamadas de vídeo e outros softwares de integração.
Assim como um programa de treinamento online, o objetivo da integração remota é proporcionar aos funcionários uma visão abrangente da cultura, processos e políticas da empresa, ajudando-os a iniciar sua nova jornada com confiança.
Um processo de integração remota bem estruturado estabelece uma base sólida para os novos funcionários, fornecendo uma visão clara do que a empresa espera deles e do que eles podem esperar em troca. Isso os ajuda a manter o foco e a contribuir de forma significativa para o crescimento da empresa.
Como a integração remota é realizada por meio de plataformas online, é fundamental organizar reuniões formais e informais regulares. Embora essas reuniões não possam substituir os aconchegantes intervalos para o café e os empolgantes treinamentos presenciais, elas podem ajudar os funcionários a se sentirem menos isolados ao trabalhar remotamente.
Qual é a diferença entre integração e orientação?
Integração e orientação—esses dois termos são frequentemente usados como sinônimos porque ambos os processos têm um objetivo em comum: transformar novos funcionários em recursos eficazes. A única diferença está na duração e na implementação.
A orientação é um processo único que ocorre imediatamente após o funcionário ingressar na empresa. Em contraste, a integração é um processo contínuo que inclui uma série de eventos que podem durar três meses ou até um ano.
A orientação inclui uma saudação rápida e uma breve introdução ao trabalho e aos processos. Por outro lado, a integração é um termo mais amplo que inclui, mas não se limita à orientação.
Enquanto a orientação geralmente dura cerca de uma semana, a integração é um processo mais completo, envolvendo reuniões regulares onde os novos contratados podem interagir com colegas e obter uma compreensão mais profunda de suas funções específicas.
9 dicas de ouro para ajudar funcionários remotos a terem sucesso desde o primeiro dia
Um ambiente de trabalho remoto não oferece aos funcionários a oportunidade natural de se integrar à sua cultura organizacional. Por isso, a integração remota deve ser realizada com cuidado para garantir a satisfação e o sucesso a longo prazo do colaborador. Aqui estão 9 ótimas dicas de integração remota para tornar a jornada do novo funcionário menos assustadora e mais gratificante.
1. Dê as boas-vindas calorosas aos novos funcionários
O processo de integração começa, na verdade, antes mesmo de o funcionário ingressar oficialmente na organização. Você pode iniciar cedo e definir o tom certo para a jornada do colaborador surpreendendo-o com um kit de boas-vindas. Brindes e presentes personalizados, juntamente com uma carta do seu CEO, são a receita perfeita para dobrar a empolgação dos novos contratados. Você pode enviar esse kit logo após o envio da carta de oferta e o recebimento da aceitação do candidato. Essa é uma ótima maneira de criar um senso de conexão com o candidato antes mesmo de ele conhecer a equipe com a qual irá trabalhar. Gestos assim não apenas ajudam os novos contratados a se sentirem menos estressados, mas também melhoram a reputação da sua empresa. Os candidatos vão adorar compartilhar sua experiência nas redes sociais, o que fará com que as pessoas falem não só sobre sua marca, mas também sobre o excelente sistema de integração da sua empresa.
2. Torne o primeiro dia memorável
Você se lembra do seu primeiro dia em um novo escritório? Ambiente desconhecido e pessoas desconhecidas. Deve ter sido assustador, certo? Isso acontecia mesmo quando tudo era normal e o trabalho remoto não era comum. Imagine como podem ser sombrios os primeiros dias de trabalho remoto para novos funcionários! Agora que você conhece as ansiedades do primeiro dia, pode implementar um sistema para ajudar os novos contratados a se sentirem bem-vindos e mais confortáveis trabalhando remotamente. Mantenha o primeiro dia leve mostrando aos novos funcionários vídeos de grandes momentos no escritório. Surpreenda-os com e-mails de boas-vindas calorosos , mensagens em vídeo dos membros da equipe e bilhetes curtos de quem irá trabalhar junto. Você também pode organizar um almoço online para quebrar o gelo, compartilhar risadas e ajudar os novos contratados a se sentirem confortáveis no primeiro dia.
3. Atribua um colega de integração
Pergunte a qualquer profissional de RH sobre as melhores dicas para integração remota e certamente enfatizarão a importância do Sistema de Buddy. Novos funcionários costumam se sentir isolados nos primeiros dias, especialmente em um ambiente remoto. Essa sensação de isolamento pode piorar rapidamente se não for tratada a tempo. Uma pesquisa recente com mais de 2.000 americanos trabalhando remotamente mostrou que 7 em cada 10 funcionários ainda se sentem isolados em um ambiente de trabalho virtual. Na verdade, apenas 4% dos novos contratados estão satisfeitos com a integração remota, enquanto outros não sabem como se manter conectados com os colegas. Fica claro que os novos contratados precisam de um colega e mentor para ajudá-los a superar os desafios do trabalho remoto. Você pode designar um colega que responderá a todas as dúvidas e ajudará a entender as regras da equipe. O buddy garante que os novos funcionários sempre tenham alguém para orientá-los quando enfrentarem dificuldades no trabalho ou simplesmente precisarem de um amigo. Quando os funcionários se sentem à vontade e integrados à equipe, seu desempenho reflete isso.
4. Organize sessões online de apresentação
Um dos maiores desafios da integração remota é que, apesar de muitas medidas, os funcionários ainda podem se sentir isolados e confusos na maioria dos dias. Então, qual é a solução para esse problema persistente? Sessões online de apresentação são muito eficazes em ambientes de trabalho remoto. Especialmente durante a integração, reuniões online curtas dão aos novos funcionários a chance de conhecer colegas e entender como a equipe opera. Essas reuniões não precisam ser só trabalho e nada de diversão. Você sempre pode incluir conversas informais e jogos virtuais de integração divertidos nas reuniões oficiais para ajudar os novos contratados a aliviar a pressão do trabalho. O processo de integração geralmente dura pelo menos três meses, o que é bastante tempo. Portanto, certifique-se de que essas reuniões não sejam mecânicas. Em vez disso, devem ser agradáveis e igualmente focadas no trabalho. Nos primeiros dias, você também pode agendar reuniões individuais com líderes de equipe e chefes de departamento. Essas interações próximas vão gerar confiança nos novos funcionários e ajudá-los a se integrar mais rapidamente à sua cultura organizacional.
5. Forneça ferramentas de autoaprendizagem
Assim como os clientes, os funcionários também adoram recursos de autoatendimento. Isso permite que aprendam no seu próprio ritmo e evitem incomodar o RH, colegas e supervisores com questões menores. “Os dias em que os funcionários ligavam ou enviavam e-mails para o centro de serviços de RH para obter respostas a perguntas frequentes estão quase no fim.” Com um sistema de autoaprendizagem, os novos funcionários sempre têm um recurso confiável para orientá-los em situações de dúvida ou necessidade de ajuda. Por exemplo, se houver uma política da empresa ou um processo de solicitação de férias sobre o qual os novos funcionários precisem de orientação, eles podem consultar o manual do colaborador ou a base de conhecimento interna para obter a assistência necessária. O manual do colaborador serve como uma plataforma única, dando aos novos contratados acesso rápido a informações importantes sobre suas políticas, produtos, visão, missão, cultura e muito mais. Para ajudar os funcionários a aproveitarem ao máximo esse sistema de autoatendimento, você pode integrá-lo a uma plataforma de comunicação como o Slack. Assim, os funcionários receberão atualizações instantâneas sobre quaisquer mudanças ou adições ao manual do colaborador, diretamente no painel do Slack. Isso não só facilita o aprendizado, como também ajuda os novos contratados a manterem a produtividade desde o primeiro dia. Aqui está um breve vídeo explicativo sobre como criar um manual do colaborador usando um software específico para novos contratados.
6. Traga atividades divertidas para o mundo virtual
Lembra dos bons e velhos tempos no escritório? Naquela época, conectar-se era mais fácil, repleto de diversão, risadas e conversas abertas durante o café, longas caminhadas e almoços em equipe. Embora as pessoas continuem as mesmas, o contexto mudou. Mas isso não deve impedi-lo de criar um ambiente de trabalho amigável e alegre; os novos funcionários vão adorar participar. Pense em todas as atividades divertidas que os funcionários faziam nos dias de escritório e transforme-as em experiências virtuais. Por exemplo, você pode organizar sessões online de café ou chá, ou jogos de perguntas e respostas online em que as equipes competem por uma cesta de presentes—essas são ótimas opções. Você também pode organizar jogos como quizzes de comida, desafios de fitness ou atividades em que os funcionários compartilhem suas perspectivas sobre o trabalho remoto. A cultura de integração remota não precisa ser isolante. Pelo contrário, pode ser tão envolvente e divertida—ou até mais—do que os dias de escritório do passado. Com essas atividades, os novos contratados podem se sentir à vontade e criar laços fortes com todos das equipes.
7. Defina expectativas claras desde o início
Os novos funcionários precisam entender claramente o que sua organização espera deles para que possam começar com o pé direito desde o primeiro dia. Em um ambiente virtual, onde os primeiros dias são cheios de expectativas e incertezas sobre o que fazer, o que esperar e a quem recorrer, definir expectativas é ainda mais importante. Explique as funções e responsabilidades e mostre como elas se alinham ao sucesso geral da empresa. Peça aos líderes de equipe que apresentem os objetivos da empresa e as contribuições esperadas dos novos contratados. Esse nível de clareza é fundamental para ajudá-los a priorizar o trabalho e alcançar sucesso rapidamente nos primeiros meses. À medida que as funções dos novos funcionários se tornam mais complexas, com mais responsabilidades, eles conseguirão se adaptar mais facilmente às mudanças. Tudo graças à base sólida construída desde os primeiros dias. Como a produtividade é um dos maiores desafios da integração remota, um programa estruturado com metas e expectativas claras pode ser um grande aliado. Ele pode ajudar os novos contratados a começarem bem e aumentar a produtividade em até 70%.
8. Realize sessões de treinamento online
Criar documentos internos ou um manual do colaborador é certamente uma ótima maneira de aprimorar o processo de integração. No entanto, você também pode realizar sessões de treinamento online para acelerar o aprendizado. Essas sessões podem focar na nova função para a qual o funcionário foi contratado, nos produtos e serviços com os quais irá trabalhar e nos procedimentos operacionais padrão da empresa. O especialista de TI (SPOC) pode participar de uma sessão para falar sobre gerenciamento de senhas, segurança de dispositivos e outras ferramentas utilizadas pela empresa. Os chefes de departamento podem discutir os objetivos de curto e longo prazo que os novos contratados precisam alcançar e os processos que a equipe segue para concluir tarefas e obter aprovações. Da mesma forma, o RH pode organizar sessões sobre processos básicos que os funcionários podem realizar sozinhos. Organize sessões de perguntas e respostas após cada treinamento para que os novos contratados tenham a oportunidade de tirar dúvidas e resolver todas as questões. Além disso, você pode dar acesso aos seus cursos de treinamento para autoaprendizagem a qualquer hora, em qualquer lugar. O que mais? Reuniões semanais individuais com os novos contratados são outra forma de atualizá-los sobre tarefas, discutir possíveis problemas e ajudá-los a se adaptar às novas funções.
9. Personalize o processo de integração remota
Embora algumas partes do processo de integração, como organizar almoços online e treinamentos de procedimentos, sejam bastante semelhantes, outras devem ser adaptadas às necessidades específicas dos novos contratados. Segundo pesquisas, o processo médio de integração inclui 54 atividades. Algumas delas, especialmente tarefas administrativas, podem consumir um tempo valioso que os novos funcionários deveriam dedicar a trabalhos realmente importantes.
Portanto, é necessário um caminho de aprendizagem personalizado para conectar os novos contratados aos programas certos para seu desenvolvimento, eliminando atividades desnecessárias. Para ter um processo de integração adequado, primeiro é preciso analisar o nível geral de habilidades e conhecimento dos novos contratados usando avaliações e quizzes online. Use esses dados para ajustar o programa de integração remota e ajudar os funcionários a se sentirem diretamente envolvidos no processo. Inclua cursos e treinamentos online específicos para transmitir as habilidades certas aos novos contratados e ajudá-los a atender aos requisitos reais do cargo. Por exemplo, para um novo membro da equipe de marketing de conteúdo, os cursos podem focar em como escrever conteúdos envolventes e como otimizar conteúdos para mecanismos de busca. Por outro lado, para um novo integrante da equipe de RH, o processo de integração pode incluir treinamentos sobre como entrevistar candidatos e como promover a disciplina no ambiente de trabalho. Checklist de integração remota.
A integração remota de funcionários durante a COVID pode ser bastante cansativa. Às vezes, a falta de comunicação direta e em tempo real torna até as tarefas mais simples exaustivas. Aqui está um checklist rápido de integração remota para começar:
· Envie um kit de boas-vindas incluindo um pequeno guia destacando os rituais, visão e missão da sua empresa.
· Agende reuniões individuais com líderes de equipe, chefes de departamento e colegas.
· Organize um almoço online de apresentação para quebrar o gelo e ajudar os novos contratados a se sentirem menos ansiosos.
· Dê acesso ao portal do colaborador e ajude-os a se tornarem mais independentes.
· Use um software de base de conhecimento para criar documentos internos destacando as principais responsabilidades, políticas e cultura da empresa.
· Familiarize os novos funcionários com as ferramentas que você costuma usar no trabalho remoto. Por exemplo: ferramentas de controle de tempo, gestão de projetos, relatórios de despesas, etc. Faça check-ins semanais com os novos contratados para identificar possíveis dificuldades no trabalho.
· Prepare um cronograma para as primeiras semanas, indicando claramente as sessões de treinamento e reuniões a serem realizadas.
· Colete regularmente o feedback dos funcionários e incorpore-o ao processo de integração. Não se esqueça de celebrar as conquistas dos novos contratados ao final do processo.
O mais importante: faça tudo o que puder para que os novos funcionários saibam que fazem parte do seu time! Dê aos novos contratados todos os motivos para permanecer com você A integração remota neste momento não é fácil. Como o trabalho remoto elimina aqueles momentos confortáveis, como confraternizações no almoço e construção de relacionamentos duradouros no escritório, é preciso se esforçar ainda mais para uma integração online bem-sucedida.