Desde el inicio de la pandemia, las empresas se han visto obligadas a trabajar de forma remota, ya sea total o parcialmente.
De reuniones presenciales a videollamadas en línea, muchas cosas han cambiado en la forma en que las compañías operan hoy en día.
Aunque esta nueva forma de trabajar trae muchos beneficios—mayor productividad y menos ausencias—también presenta grandes desafíos, uno de los cuales es la incorporación remota.
Mientras que antes de la pandemia los nuevos empleados podían aprender observando a sus superiores y construir relaciones durante los descansos, el mundo virtual funciona de manera diferente. Sin la calidez de las interacciones cara a cara, los empleados pueden sentirse perdidos y no bienvenidos en su nuevo lugar de trabajo.
Entonces, ¿cómo puedes superar estos desafíos y crear una experiencia de incorporación remota tan cálida, conectada y de apoyo como la presencial?
Aquí tienes 9 excelentes consejos para una incorporación remota exitosa. Pero antes de explorarlos, veamos primero los conceptos básicos de la incorporación remota.
¿Qué es la incorporación remota de empleados?
El proceso de incorporación remota de empleados es un procedimiento para dar la bienvenida, capacitar y guiar a los nuevos empleados para que se familiaricen con sus nuevos roles y responsabilidades. Todo esto ocurre en un entorno virtual con la ayuda de videollamadas y otros programas de incorporación de empleados.
Al igual que un programa de formación en línea, el propósito de la incorporación remota es proporcionar a los empleados una visión integral de la cultura, los procesos y las políticas de la empresa, y ayudarlos a comenzar con confianza su nueva etapa.
Un proceso de incorporación remota fluido establece una base sólida para los nuevos empleados al proporcionar una imagen clara de lo que la empresa espera de ellos y lo que pueden esperar a cambio. Esto les ayuda a mantenerse enfocados y a contribuir significativamente al crecimiento de la empresa.
Dado que la incorporación remota se realiza a través de plataformas en línea, es fundamental organizar reuniones formales e informales con regularidad. Aunque estas reuniones no pueden reemplazar los acogedores descansos para el café y las emocionantes sesiones de formación presenciales, pueden ayudar a que los empleados se sientan menos aislados al trabajar a distancia.
¿Cuál es la diferencia entre incorporación y orientación?
Incorporación y orientación—estos dos términos a menudo se usan indistintamente porque ambos procesos tienen un objetivo común: convertir a los nuevos empleados en recursos efectivos. La única diferencia radica en su duración y ejecución.
La orientación es un proceso único que ocurre inmediatamente después de que un empleado se une a la empresa. En cambio, la incorporación es un proceso continuo que incluye una serie de eventos que pueden durar tres meses y, a veces, hasta un año.
La orientación de empleados incluye una bienvenida rápida y una breve introducción a tu trabajo y procesos. Por otro lado, la incorporación es un término más amplio que incluye, pero no se limita a, la orientación.
Mientras que la orientación suele durar aproximadamente una semana, la incorporación es un proceso exhaustivo que implica reuniones regulares donde los nuevos empleados pueden interactuar con sus colegas y obtener una comprensión más profunda de sus roles específicos.
9 consejos de oro para ayudar a los empleados remotos a tener éxito desde el primer día
Un entorno de trabajo remoto no brinda a los empleados la oportunidad natural de integrarse en tu cultura laboral. Por eso, la incorporación remota debe realizarse cuidadosamente para garantizar la satisfacción del empleado y el éxito a largo plazo. Aquí tienes 9 excelentes consejos de incorporación remota para que el camino del nuevo empleado sea menos abrumador y más gratificante.
1. Da una cálida bienvenida a los nuevos empleados
El proceso de incorporación en realidad comienza antes de que el empleado se una oficialmente a la organización. Puedes empezar temprano y establecer el tono adecuado para el viaje del empleado sorprendiéndolo con un paquete de bienvenida. Obsequios y regalos personalizados para empleados, junto con una carta de tu CEO, son la receta perfecta para duplicar la emoción de los nuevos ingresos. Puedes enviar este kit de bienvenida justo después de enviar la carta de oferta y recibir la aceptación del candidato. Esta es una excelente manera de crear un sentido de conexión con el candidato incluso antes de que conozca al equipo con el que trabajará. Estos gestos no solo ayudan a que los nuevos empleados se sientan menos estresados, sino que también mejoran la reputación de tu empresa. A los candidatos les encantará compartir su experiencia en las redes sociales, lo que hará que la gente hable no solo de tu marca, sino también de tu excelente sistema de incorporación.
2. Haz que el primer día sea memorable
¿Recuerdas tu primer día en una nueva oficina? Entornos desconocidos y personas desconocidas. Debió haber sido abrumador, ¿verdad? Esto solía pasar incluso cuando todo era normal y el trabajo remoto no era común. ¡Imagina lo sombríos que pueden ser los primeros días de trabajo remoto para los nuevos empleados! Ahora que conoces las ansiedades del primer día de trabajo, puedes implementar un sistema para ayudar a los nuevos empleados a sentirse bienvenidos y más cómodos mientras trabajan a distancia. Mantén el primer día ligero mostrando a los nuevos empleados videos de grandes días en la oficina. Sorpréndelos con correos electrónicos de bienvenida , mensajes en video de los miembros del equipo y notas breves de quienes trabajarán con ellos. También puedes organizar un almuerzo en línea para romper el hielo, compartir algunas risas y ayudar a los nuevos empleados a sentirse cómodos en su primer día.
3. Asigna un compañero
Pregunta a cualquier profesional de RRHH por los mejores consejos para la incorporación remota y seguramente enfatizarán la importancia de un sistema de compañeros. Los nuevos empleados a menudo se sienten aislados en sus primeros días, especialmente en un entorno de trabajo remoto. Esta sensación de aislamiento puede empeorar rápidamente si no se aborda a tiempo. Una encuesta reciente a más de 2,000 estadounidenses que trabajan a distancia encontró que 7 de cada 10 empleados todavía se sienten aislados en un entorno de trabajo virtual. De hecho, solo el 4% de los nuevos empleados están satisfechos con la incorporación remota, mientras que otros no saben cómo mantenerse conectados con sus colegas. Claramente, los nuevos empleados necesitan un compañero y mentor que los ayude a superar los desafíos del trabajo remoto. Puedes asignarles un compañero que responda todas sus preguntas y les ayude a entender las reglas del equipo. El compañero se asegura de que los nuevos empleados siempre tengan a alguien que los guíe cuando enfrenten dificultades en el trabajo o simplemente necesiten un amigo en quien apoyarse. Cuando los empleados se sienten a gusto e integrados en el equipo, su desempeño laboral lo reflejará.
4. Organiza sesiones de presentación en línea
Uno de los desafíos más difíciles de la incorporación remota es que, a pesar de muchas medidas, los empleados pueden seguir sintiéndose aislados y confundidos la mayoría de los días. Entonces, ¿cuál es la solución a este problema persistente? Las sesiones de presentación en línea son muy efectivas en un entorno de trabajo remoto. Especialmente durante la incorporación, las reuniones breves en línea dan a los nuevos empleados la oportunidad de conocer a sus colegas y entender cómo funciona el equipo. Estas reuniones no tienen que ser solo trabajo y nada de diversión. Siempre puedes incorporar conversaciones informales y juegos virtuales rompehielos divertidos en las reuniones oficiales para ayudar a los nuevos empleados a aliviar la presión laboral. El proceso de incorporación suele durar al menos tres meses, lo que es mucho tiempo. Así que asegúrate de que estas reuniones no sean mecánicas. En cambio, deben ser agradables y estar igualmente enfocadas en el trabajo. En los primeros días, también puedes organizar reuniones individuales con líderes de equipo y jefes de departamento. Estas interacciones cercanas generarán confianza en los nuevos empleados y les ayudarán a integrarse más rápido en tu cultura laboral.
5. Proporciona herramientas de autoaprendizaje
Al igual que los clientes, a los empleados también les encantan las funciones de autoservicio. Les permite aprender a su propio ritmo y evitar molestar a RRHH, colegas y supervisores con cuestiones menores. “Los días en que los empleados llamaban o enviaban correos electrónicos al centro de servicios de RRHH para obtener respuestas a preguntas frecuentes están casi terminados.” Con un sistema de autoaprendizaje, los nuevos empleados siempre tienen un recurso confiable para guiarlos en situaciones en las que estén confundidos o necesiten ayuda. Por ejemplo, si hay una política de la empresa o un proceso de solicitud de permisos sobre el que los nuevos empleados necesitan orientación, pueden consultar el manual del empleado o la base de conocimientos interna para obtener la ayuda necesaria. El manual del empleado sirve como una plataforma única, brindando a los nuevos empleados acceso rápido a información importante sobre tus políticas, productos, visión, misión, cultura y más. Para ayudar a los empleados a aprovechar al máximo este sistema de autoservicio, puedes integrarlo con una plataforma de comunicación como Slack. De este modo, los empleados recibirán actualizaciones instantáneas sobre cualquier cambio o adición a tu manual del empleado, directamente en su panel de Slack. Esto no solo facilita el aprendizaje, sino que también ayuda a los nuevos empleados a mantener la productividad desde el primer día. Aquí tienes una breve guía en video sobre cómo crear un manual del empleado utilizando software especializado para nuevos empleados.
6. Lleva actividades divertidas al mundo virtual
¿Recuerdas los viejos y buenos tiempos en la oficina? En ese entonces, conectar era más fácil, lleno de diversión, risas y conversaciones abiertas durante el café, largas caminatas y almuerzos de equipo. Aunque las personas siguen siendo las mismas, el contexto ha cambiado. Pero eso no debería impedirte crear un ambiente de trabajo amigable y alegre; a los nuevos empleados les encantará unirse. Piensa en todas las actividades divertidas en las que los empleados participaban en la oficina y conviértelas en una experiencia virtual. Por ejemplo, puedes organizar sesiones de café o té en línea, o juegos de trivia en línea donde los equipos compiten por una canasta de regalos—estas son excelentes opciones. También puedes organizar juegos como concursos de comida, desafíos de fitness o actividades donde los empleados compartan sus perspectivas sobre el trabajo desde casa. La cultura de incorporación remota no tiene por qué ser aislante. De hecho, puede ser igual de atractiva y divertida—si no más—que los días de oficina del pasado. Con estas actividades divertidas, los nuevos empleados pueden sentirse cómodos y construir lazos sólidos con todos en los equipos.
7. Establece expectativas claras desde el principio
Los nuevos empleados deben entender claramente lo que tu organización espera de ellos para que puedan comenzar con buen pie desde el primer día. En un entorno virtual, donde los primeros días están llenos de expectativas e incertidumbre sobre qué hacer, qué esperar y a quién acudir en busca de ayuda, establecer expectativas es aún más importante. Explica los roles y responsabilidades, y muestra cómo se alinean con el éxito general de la empresa. Pide a los líderes de equipo que presenten los objetivos de la empresa y las contribuciones esperadas de los nuevos empleados. Este nivel de claridad es crucial para ayudarles a priorizar su trabajo y lograr el éxito rápidamente en los primeros meses. A medida que los roles de los nuevos empleados se vuelvan más complejos con más responsabilidades, podrán adaptarse a los cambios más fácilmente. Todo gracias a la base sólida construida desde los primeros días. Dado que la productividad es uno de los mayores desafíos de la incorporación remota, un programa de incorporación estructurado con objetivos y expectativas claramente definidos puede ser un asistente poderoso. Puede ayudar a los nuevos empleados a comenzar bien y aumentar la productividad hasta en un 70%.
8. Realiza sesiones de formación en línea
Crear documentos internos o un manual del empleado es sin duda una excelente manera de mejorar el proceso de incorporación. Sin embargo, también puedes realizar sesiones de formación en línea para acelerar el aprendizaje. Estas sesiones pueden centrarse en el nuevo rol para el que se contrató al empleado, los productos y servicios con los que trabajará y los procedimientos operativos estándar que sigue tu empresa. El especialista en TI (SPOC) puede unirse a una sesión para hablar sobre la gestión de contraseñas, la seguridad de los dispositivos y otras herramientas que utiliza tu empresa. Los jefes de departamento pueden participar en discusiones sobre los objetivos a corto y largo plazo que los nuevos empleados deben alcanzar y los procesos que sigue el equipo para completar tareas y obtener aprobaciones. De igual manera, el equipo de RRHH puede organizar sesiones sobre procesos básicos de RRHH que los empleados pueden gestionar por sí mismos. Organiza sesiones de preguntas y respuestas después de cada formación para que los nuevos empleados tengan la oportunidad de hacer preguntas y resolver todas sus dudas. Además, también puedes darles acceso a tus cursos de formación para que aprendan por sí mismos en cualquier momento y lugar. ¿Qué más? Las reuniones individuales semanales con los nuevos empleados son otra forma de actualizarlos sobre tareas, discutir posibles problemas y ayudarlos a adaptarse a sus nuevos roles.
9. Personaliza el proceso de incorporación remota
Si bien algunas partes del proceso de incorporación, como organizar almuerzos en línea y formación en procedimientos estándar, son bastante similares, otras partes deben adaptarse a las necesidades específicas de los nuevos empleados. Según investigaciones, el proceso de incorporación promedio incluye 54 actividades. Algunas de ellas, especialmente las tareas administrativas, pueden ocupar tiempo valioso que los nuevos empleados deberían dedicar a tareas realmente importantes.
Por lo tanto, se necesita una ruta de aprendizaje personalizada para conectar a los nuevos empleados con los programas adecuados para su desarrollo, eliminando actividades innecesarias. Para tener un proceso de incorporación adecuado, primero debes analizar el nivel general de habilidades y conocimientos de los nuevos empleados mediante evaluaciones y cuestionarios en línea. Utiliza estos datos para ajustar el programa de incorporación remota y ayudar a los empleados a sentirse directamente involucrados en el proceso. Incluye cursos y sesiones de formación en línea específicas en el proceso para impartir las habilidades adecuadas a los nuevos empleados y ayudarlos a cumplir con los requisitos reales del puesto. Por ejemplo, para un nuevo miembro que se une a tu equipo de marketing de contenidos, los cursos pueden centrarse en cómo escribir contenido atractivo y cómo optimizar el contenido para los motores de búsqueda. Por otro lado, para un nuevo integrante que se une a tu equipo de RRHH, el proceso de incorporación puede incluir formación sobre cómo entrevistar candidatos y cómo promover la disciplina en el lugar de trabajo. Lista de verificación para la incorporación remota.
La incorporación remota de empleados durante el COVID puede ser bastante tediosa. A veces, la falta de comunicación directa y en tiempo real hace que incluso las tareas más simples sean agotadoras. Aquí tienes una breve lista de verificación para la incorporación remota para comenzar:
· Envíales un kit de bienvenida que incluya una pequeña guía destacando los rituales, la visión y la misión de tu empresa.
· Organiza reuniones individuales con líderes de equipo, jefes de departamento y colegas.
· Organiza un almuerzo introductorio en línea para romper el hielo y ayudar a los nuevos empleados a sentirse menos ansiosos.
· Dales acceso a tu portal de empleados y ayúdalos a ser más independientes.
· Utiliza software de base de conocimientos para crear documentos internos que destaquen los KRAs del nuevo miembro, las políticas de la empresa y la cultura.
· Familiariza a los nuevos empleados con las herramientas que usas habitualmente al trabajar a distancia. Por ejemplo: herramientas de control de tiempo, gestión de proyectos, informes de gastos, etc. Haz un seguimiento con los nuevos empleados una vez por semana para identificar cualquier problema que estén enfrentando en el trabajo.
· Prepara un cronograma para las primeras semanas, indicando claramente las sesiones de formación y reuniones a las que deben asistir.
· Recoge regularmente comentarios de los empleados e incorpóralos al proceso de incorporación. No olvides celebrar los logros de los nuevos empleados al finalizar el proceso de incorporación.
¡Lo más importante es hacer todo lo posible para que los nuevos empleados sepan que son parte de ustedes! Da a los nuevos empleados todas las razones para quedarse contigo La incorporación remota en este momento no es fácil. Dado que el trabajo remoto elimina esos momentos cómodos como compartir el almuerzo y construir relaciones a largo plazo en la oficina, debes esforzarte aún más para lograr una incorporación en línea exitosa.