Seit dem Ausbruch der Pandemie sind Unternehmen gezwungen, entweder vollständig oder teilweise remote zu arbeiten.
Von persönlichen Meetings bis hin zu Online-Videoanrufen – vieles hat sich in der heutigen Arbeitsweise von Unternehmen verändert.
Obwohl diese neue Arbeitsweise viele Vorteile mit sich bringt – höhere Produktivität und weniger Fehlzeiten – stellt sie auch große Herausforderungen dar, eine davon ist das Remote-Onboarding.
Während neue Mitarbeitende vor der Pandemie ihre erfahrenen Kolleginnen und Kollegen begleiten und in den Pausen Beziehungen aufbauen konnten, funktioniert die virtuelle Welt anders. Ohne die Herzlichkeit persönlicher Begegnungen fühlen sich Mitarbeitende möglicherweise verloren und am neuen Arbeitsplatz nicht willkommen.
Wie kann man also diese Herausforderungen meistern und ein Remote-Onboarding-Erlebnis schaffen, das genauso herzlich, verbindend und unterstützend ist wie das Onboarding vor Ort?
Hier sind 9 großartige Tipps für ein erfolgreiches Remote-Onboarding. Doch bevor wir diese erkunden, schauen wir uns zunächst die Grundlagen des Remote-Onboardings an.
Was ist Remote-Onboarding für Mitarbeitende?
Der Remote-Onboarding-Prozess ist ein Verfahren, um neue Mitarbeitende willkommen zu heißen, zu schulen und sie mit ihren neuen Aufgaben und Verantwortlichkeiten vertraut zu machen. All dies findet in einer virtuellen Umgebung mithilfe von Videoanrufen und anderer Onboarding-Software statt.
Ähnlich wie bei einem Online-Trainingsprogramm besteht das Ziel des Remote-Onboardings darin, Mitarbeitenden einen umfassenden Einblick in die Unternehmenskultur, Prozesse und Richtlinien zu geben und ihnen zu helfen, selbstbewusst in ihre neue Rolle zu starten.
Ein reibungsloser Remote-Onboarding-Prozess legt ein solides Fundament für neue Mitarbeitende, indem er ihnen ein klares Bild davon vermittelt, was das Unternehmen von ihnen erwartet und was sie im Gegenzug erwarten können. Das hilft ihnen, auf Kurs zu bleiben und einen sinnvollen Beitrag zum Wachstum des Unternehmens zu leisten.
Da das Remote-Onboarding über Online-Plattformen durchgeführt wird, ist es wichtig, regelmäßige formelle und informelle Meetings zu organisieren. Auch wenn diese Treffen die gemütlichen Kaffeepausen und spannenden Präsenzschulungen nicht ersetzen können, helfen sie doch, das Gefühl der Isolation beim Remote-Arbeiten zu verringern.
Was ist der Unterschied zwischen Onboarding und Orientierung?
Onboarding und Orientierung – diese beiden Begriffe werden oft synonym verwendet, da beide Prozesse ein Ziel verfolgen: neue Mitarbeitende zu effektiven Ressourcen zu machen. Der einzige Unterschied liegt in der Dauer und Umsetzung.
Die Orientierung ist ein einmaliger Prozess, der unmittelbar nach dem Eintritt eines Mitarbeitenden ins Unternehmen stattfindet. Im Gegensatz dazu ist das Onboarding ein fortlaufender Prozess, der eine Reihe von Ereignissen über drei Monate und manchmal bis zu einem Jahr umfasst.
Die Orientierung beinhaltet eine kurze Begrüßung und eine kurze Einführung in die Arbeit und die Abläufe. Onboarding hingegen ist ein weiter gefasster Begriff, der die Orientierung einschließt, aber nicht darauf beschränkt ist.
Während die Orientierung in der Regel etwa eine Woche dauert, ist das Onboarding ein umfassender Prozess mit regelmäßigen Meetings, bei denen neue Mitarbeitende mit Kolleginnen und Kollegen interagieren und ein tieferes Verständnis für ihre spezifischen Aufgaben gewinnen können.
9 goldene Tipps, damit Remote-Mitarbeitende vom ersten Tag an erfolgreich sind
Ein Remote-Arbeitsumfeld bietet Mitarbeitenden nicht die natürliche Möglichkeit, sich in Ihre Unternehmenskultur zu integrieren. Genau deshalb muss das Remote-Onboarding sorgfältig durchgeführt werden, um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und den langfristigen Erfolg zu sichern. Hier sind 9 großartige Tipps für das Remote-Onboarding, um die Reise für neue Mitarbeitende weniger einschüchternd und erfüllender zu gestalten.
1. Begrüßen Sie neue Mitarbeitende herzlich
Der Onboarding-Prozess beginnt tatsächlich, bevor der Mitarbeitende offiziell im Unternehmen startet. Sie können frühzeitig beginnen und den richtigen Ton für die Reise des Mitarbeitenden setzen, indem Sie ihn mit einem Willkommenspaket überraschen. Kleine Geschenke und personalisierte Präsente für Mitarbeitende, zusammen mit einem Brief Ihres CEOs, sind das perfekte Rezept, um die Vorfreude der neuen Mitarbeitenden zu verdoppeln. Sie können dieses Willkommenspaket direkt nach dem Versenden des Angebots und dem Erhalt der Zusage verschicken. Das ist eine großartige Möglichkeit, schon vor dem ersten Treffen mit dem Team eine Verbindung zum Kandidaten herzustellen. Solche Gesten helfen nicht nur, neuen Mitarbeitenden Stress zu nehmen, sondern stärken auch den Ruf Ihres Unternehmens. Kandidaten werden ihre Erfahrungen gerne in den sozialen Medien teilen, was nicht nur Ihre Marke, sondern auch Ihr exzellentes Onboarding-System ins Gespräch bringt.
2. Machen Sie den ersten Tag unvergesslich
Erinnern Sie sich an Ihren ersten Tag im neuen Büro? Unbekannte Umgebung und unbekannte Menschen. Das war sicher überwältigend, oder? Das passierte schon, als alles noch normal war und Remote-Arbeit nicht üblich war. Stellen Sie sich vor, wie trist die ersten Tage im Homeoffice für neue Mitarbeitende sein können! Jetzt, da Sie die Unsicherheiten des ersten Arbeitstags kennen, können Sie ein System einführen, das neuen Mitarbeitenden hilft, sich willkommen und wohler zu fühlen, auch beim Remote-Arbeiten. Gestalten Sie den ersten Tag entspannt, indem Sie neuen Mitarbeitenden Videos von großartigen Tagen im Büro zeigen. Überraschen Sie sie mit herzlichen Willkommens-E-Mails , Videobotschaften von Teammitgliedern und kurzen Notizen von den Kolleginnen und Kollegen, mit denen sie zusammenarbeiten werden. Sie können auch ein Online-Lunch organisieren, um das Eis zu brechen, gemeinsam zu lachen und neuen Mitarbeitenden den Einstieg am ersten Tag zu erleichtern.
3. Weisen Sie einen Buddy zu
Fragen Sie eine beliebige HR-Fachkraft nach den besten Tipps für Remote-Onboarding, und sie wird sicher die Bedeutung eines Buddy-Systems betonen. Neue Mitarbeitende fühlen sich in den ersten Tagen oft isoliert, besonders im Remote-Arbeitsumfeld. Dieses Gefühl der Isolation kann sich schnell verschärfen, wenn es nicht rechtzeitig angegangen wird. Eine aktuelle Umfrage unter mehr als 2.000 Amerikanern, die remote arbeiten, ergab, dass 7 von 10 Mitarbeitenden sich in einer virtuellen Arbeitsumgebung weiterhin isoliert fühlen. Tatsächlich sind nur 4 % der neuen Mitarbeitenden mit dem Remote-Onboarding zufrieden, während andere nicht wissen, wie sie mit Kolleginnen und Kollegen in Kontakt bleiben können. Offensichtlich brauchen neue Mitarbeitende einen Buddy und Mentor, der ihnen hilft, die Herausforderungen der Remote-Arbeit zu meistern. Sie können ihnen einen Buddy zuweisen, der alle Fragen beantwortet und sie mit den Teamregeln vertraut macht. Der Buddy sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende immer jemanden haben, der sie bei Schwierigkeiten unterstützt oder einfach als Freund zur Seite steht. Wenn sich Mitarbeitende wohlfühlen und ins Team integriert sind, spiegelt sich das auch in ihrer Arbeitsleistung wider.
4. Richten Sie Online-Kennenlern-Sessions ein
Eine der größten Herausforderungen beim Remote-Onboarding ist, dass sich Mitarbeitende trotz vieler Maßnahmen an den meisten Tagen weiterhin isoliert und unsicher fühlen können. Was ist also die Lösung für dieses anhaltende Problem? Online-Kennenlern-Sessions sind im Remote-Arbeitsumfeld sehr effektiv. Besonders während des Onboardings bieten kurze Online-Meetings neuen Mitarbeitenden die Möglichkeit, Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen und zu verstehen, wie das Team arbeitet. Diese Meetings müssen nicht nur aus Arbeit bestehen. Sie können immer lockere Gespräche und lustige virtuelle Icebreaker-Spiele in die offiziellen Meetings einbauen, um neuen Mitarbeitenden den Arbeitsdruck zu nehmen. Der Onboarding-Prozess dauert in der Regel mindestens drei Monate – eine lange Zeit. Achten Sie also darauf, dass diese Meetings nicht mechanisch ablaufen. Stattdessen sollten sie angenehm und gleichermaßen auf Arbeit und Spaß ausgerichtet sein. In den ersten Tagen können Sie auch Einzelgespräche mit Teamleitern und Abteilungsleitern organisieren. Solche engen Interaktionen schaffen Vertrauen bei neuen Mitarbeitenden und helfen ihnen, sich schneller in Ihre Unternehmenskultur zu integrieren.
5. Stellen Sie Self-Learning-Tools bereit
Genau wie Kunden schätzen auch Mitarbeitende Self-Service-Funktionen. Sie ermöglichen es ihnen, in ihrem eigenen Tempo zu lernen und HR, Kolleginnen und Kollegen oder Vorgesetzte nicht mit kleineren Anliegen zu belästigen. „Die Zeiten, in denen Mitarbeitende das HR-Servicecenter anriefen oder E-Mails schrieben, um Antworten auf häufig gestellte Fragen zu erhalten, sind fast vorbei.“ Mit einem Self-Learning-System haben neue Mitarbeitende immer eine zuverlässige Ressource, die sie in unsicheren Situationen oder bei Fragen unterstützt. Wenn es zum Beispiel eine Unternehmensrichtlinie oder einen Urlaubsantragsprozess gibt, bei dem neue Mitarbeitende Unterstützung benötigen, können sie im Mitarbeitendenhandbuch oder in der internen Wissensdatenbank nachschlagen. Das Mitarbeitendenhandbuch dient als zentrale Plattform und gibt neuen Mitarbeitenden schnellen Zugriff auf wichtige Informationen zu Ihren Richtlinien, Produkten, Vision, Mission, Kultur und mehr. Um Mitarbeitenden die Nutzung dieses Self-Service-Systems zu erleichtern, können Sie es mit einer Kommunikationsplattform wie Slack integrieren. So erhalten Mitarbeitende sofortige Updates zu Änderungen oder Ergänzungen Ihres Mitarbeitendenhandbuchs direkt im Slack-Dashboard. Das erleichtert nicht nur das Lernen, sondern hilft neuen Mitarbeitenden auch, von Anfang an produktiv zu bleiben. Hier ist eine kurze Videoanleitung, wie Sie mit einer Mitarbeitendenhandbuch-Software ein Handbuch für neue Mitarbeitende erstellen.
6. Bringen Sie Spaßaktivitäten in die virtuelle Welt
Erinnern Sie sich an die guten alten Zeiten im Büro? Damals war das Vernetzen einfacher, voller Spaß, Lachen und offener Gespräche bei Kaffee, langen Spaziergängen und Team-Lunches. Die Menschen sind die gleichen geblieben, aber der Kontext hat sich geändert. Das sollte Sie jedoch nicht davon abhalten, eine freundliche und fröhliche Arbeitsumgebung zu schaffen – neue Mitarbeitende werden es lieben, dabei zu sein. Denken Sie an all die Aktivitäten, an denen Mitarbeitende früher im Büro teilgenommen haben, und verwandeln Sie sie in virtuelle Erlebnisse. Sie können zum Beispiel Online-Kaffee- oder Teerunden organisieren oder Online-Quizspiele, bei denen Teams um einen Geschenkkorb konkurrieren – das sind großartige Optionen. Sie können auch Spiele wie Food-Quiz, Fitness-Challenges oder Aktivitäten veranstalten, bei denen Mitarbeitende ihre Erfahrungen zum Homeoffice teilen. Die Remote-Onboarding-Kultur muss nicht isolierend sein. Sie kann genauso ansprechend und unterhaltsam sein – wenn nicht sogar noch mehr – als die Bürotage früher. Mit diesen Spaßaktivitäten können sich neue Mitarbeitende wohlfühlen und starke Bindungen im Team aufbauen.
7. Klare Erwartungen von Anfang an setzen
Neue Mitarbeitende müssen genau verstehen, was Ihr Unternehmen von ihnen erwartet, damit sie vom ersten Tag an richtig starten können. In einer virtuellen Umgebung, in der die ersten Tage voller Erwartungen und Unsicherheiten darüber sind, was zu tun ist, was zu erwarten ist und an wen man sich wenden kann, ist das Setzen von Erwartungen umso wichtiger. Erklären Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten und zeigen Sie, wie sie mit dem Gesamterfolg des Unternehmens zusammenhängen. Bitten Sie Teamleiter, die Unternehmensziele und die erwarteten Beiträge der neuen Mitarbeitenden zu präsentieren. Diese Klarheit ist entscheidend, damit sie ihre Arbeit priorisieren und in den ersten Monaten schnell Erfolge erzielen können. Wenn die Aufgaben der neuen Mitarbeitenden komplexer werden, können sie sich dank des soliden Fundaments aus den ersten Tagen leichter an Veränderungen anpassen. Da Produktivität eine der größten Herausforderungen beim Remote-Onboarding ist, kann ein strukturiertes Onboarding-Programm mit klaren Zielen und Erwartungen ein starker Helfer sein. Es kann neuen Mitarbeitenden einen guten Start ermöglichen und die Produktivität um bis zu 70 % steigern.
8. Führen Sie Online-Trainings durch
Interne Dokumente oder ein Mitarbeitendenhandbuch zu erstellen, ist sicherlich eine großartige Möglichkeit, den Onboarding-Prozess zu verbessern. Sie können aber auch Online-Trainings durchführen, um das Lernen zu beschleunigen. Diese Trainings können sich auf die neue Rolle, die Produkte und Dienstleistungen oder die Standardarbeitsanweisungen Ihres Unternehmens konzentrieren. Der IT-Spezialist (SPOC) kann eine Session zu Passwortmanagement, Gerätesicherheit und anderen Tools Ihres Unternehmens anbieten. Abteilungsleiter können über die kurz- und langfristigen Ziele sprechen, die neue Mitarbeitende erreichen sollen, und über die Prozesse, die das Team zur Aufgaben- und Freigabeabwicklung nutzt. Ebenso kann das HR-Team Sessions zu grundlegenden HR-Prozessen organisieren, die Mitarbeitende selbst erledigen können. Organisieren Sie nach jedem Training Q&A-Sessions, damit neue Mitarbeitende Fragen stellen und alle Anliegen klären können. Zusätzlich können Sie ihnen Zugang zu Ihren Trainingskursen für selbstständiges Lernen jederzeit und überall geben. Was noch? Wöchentliche Einzelgespräche mit neuen Mitarbeitenden sind eine weitere Möglichkeit, sie über Aufgaben zu informieren, potenzielle Probleme zu besprechen und ihnen beim Einstieg in ihre neue Rolle zu helfen.
9. Personalisieren Sie den Remote-Onboarding-Prozess
Während einige Teile des Onboarding-Prozesses, wie Online-Lunches und SOP-Trainings, recht ähnlich sind, sollten andere Teile auf die spezifischen Bedürfnisse neuer Mitarbeitender zugeschnitten werden. Laut Forschung umfasst der durchschnittliche Onboarding-Prozess 54 Aktivitäten. Einige davon, insbesondere administrative Aufgaben, können wertvolle Zeit in Anspruch nehmen, die neue Mitarbeitende für wirklich wichtige Arbeit nutzen sollten.
Deshalb ist ein personalisierter Lernpfad notwendig, um neue Mitarbeitende mit den richtigen Programmen für ihre Entwicklung zu verbinden und unnötige Aktivitäten zu eliminieren. Um einen passenden Onboarding-Prozess zu gestalten, müssen Sie zunächst das allgemeine Kompetenzniveau und Wissen der neuen Mitarbeitenden mithilfe von Online-Tests und Quizzen analysieren. Nutzen Sie diese Daten, um das Remote-Onboarding-Programm zu optimieren und Mitarbeitende direkt in den Prozess einzubinden. Integrieren Sie spezifische Online-Kurse und Trainings, um neuen Mitarbeitenden die richtigen Fähigkeiten zu vermitteln und sie auf die tatsächlichen Anforderungen der Position vorzubereiten. Beispielsweise können für ein neues Mitglied Ihres Content-Marketing-Teams die Kurse darauf ausgerichtet sein, wie man ansprechende Inhalte schreibt und diese für Suchmaschinen optimiert. Für ein neues Mitglied Ihres HR-Teams kann der Onboarding-Prozess hingegen Trainings zu Bewerbungsgesprächen und zur Förderung von Disziplin am Arbeitsplatz beinhalten. Remote-Onboarding-Checkliste.
Remote-Onboarding während COVID kann ziemlich mühsam sein. Manchmal macht der Mangel an direkter, Echtzeit-Kommunikation selbst die einfachsten Aufgaben anstrengend. Hier ist eine kurze Remote-Onboarding-Checkliste für den Einstieg:
· Senden Sie ein Willkommenspaket mit einem kleinen Leitfaden, der die Rituale, Vision und Mission Ihres Unternehmens hervorhebt.
· Vereinbaren Sie Einzelgespräche mit Teamleitern, Abteilungsleitern und Kolleginnen und Kollegen.
· Organisieren Sie ein Online-Kennenlern-Lunch, um das Eis zu brechen und neuen Mitarbeitenden die Nervosität zu nehmen.
· Geben Sie Zugang zum Mitarbeitendenportal und fördern Sie die Selbstständigkeit.
· Nutzen Sie Wissensdatenbank-Software, um interne Dokumente zu erstellen, die die KRAs, Unternehmensrichtlinien und Kultur für neue Mitglieder hervorheben.
· Machen Sie neue Mitarbeitende mit den Tools vertraut, die Sie beim Remote-Arbeiten häufig nutzen. Zum Beispiel: Zeiterfassungstools, Projektmanagement, Spesenabrechnung usw. Melden Sie sich einmal pro Woche bei neuen Mitarbeitenden, um eventuelle Probleme zu erkennen.
· Erstellen Sie einen Zeitplan für die ersten Wochen, in dem die Trainings und Meetings klar aufgeführt sind.
· Sammeln Sie regelmäßig Feedback von Mitarbeitenden und integrieren Sie es in den Onboarding-Prozess. Vergessen Sie nicht, die Erfolge neuer Mitarbeitenden am Ende des Onboardings zu feiern.
Am wichtigsten ist, dass Sie alles tun, damit neue Mitarbeitende wissen, dass sie zu Ihnen gehören! Geben Sie neuen Mitarbeitenden jeden Grund, bei Ihnen zu bleiben Remote-Onboarding ist derzeit nicht einfach. Da Remote-Arbeit die angenehmen Momente wie das gemeinsame Mittagessen und den Aufbau langfristiger Beziehungen im Büro nimmt, müssen Sie noch mehr Einsatz für ein erfolgreiches Online-Onboarding zeigen.