منذ اندلاع الجائحة، اضطرت الشركات إلى العمل عن بُعد، إما بشكل كامل أو جزئي.
من الاجتماعات الحضورية إلى مكالمات الفيديو عبر الإنترنت، تغيرت العديد من الأمور في طريقة عمل الشركات اليوم.
على الرغم من أن هذا الأسلوب الجديد في العمل يجلب العديد من الفوائد—مثل زيادة الإنتاجية وتقليل الغيابات—إلا أنه يفرض أيضًا تحديات صعبة، من أبرزها عملية الإعداد عن بُعد.
فبينما كان الموظفون الجدد قبل الجائحة يستطيعون مراقبة زملائهم ذوي الخبرة وبناء العلاقات خلال أوقات الاستراحة، يعمل العالم الافتراضي بطريقة مختلفة. وبدون دفء التفاعل وجهًا لوجه، قد يشعر الموظفون بالضياع وعدم الترحيب في مكان عملهم الجديد.
فكيف يمكنك التغلب على هذه التحديات وخلق تجربة إعداد عن بُعد دافئة ومرتبطة وداعمة مثل الإعداد التقليدي؟
إليك 9 نصائح رائعة لنجاح إعداد الموظفين عن بُعد. ولكن قبل استكشافها، دعنا نلقي نظرة أولاً على أساسيات الإعداد عن بُعد.
ما هو إعداد الموظفين عن بُعد؟
عملية إعداد الموظفين عن بُعد هي إجراء للترحيب بالموظفين الجدد وتدريبهم وإرشادهم للتعرف على أدوارهم ومسؤولياتهم الجديدة. كل ذلك يتم في بيئة افتراضية بمساعدة مكالمات الفيديو وبرامج إعداد الموظفين الأخرى.
تمامًا مثل برامج التدريب عبر الإنترنت، يهدف الإعداد عن بُعد إلى تزويد الموظفين برؤية شاملة لثقافة الشركة وعملياتها وسياساتها، ومساعدتهم على بدء رحلتهم الجديدة بثقة.
تضع عملية الإعداد السلسة عن بُعد أساسًا قويًا للموظفين الجدد من خلال توفير صورة واضحة لما تتوقعه الشركة منهم وما يمكنهم توقعه بالمقابل. هذا يساعدهم على البقاء على المسار الصحيح وتقديم مساهمات فعالة في نمو الشركة.
وبما أن الإعداد عن بُعد يتم من خلال منصات الإنترنت، فمن الضروري تنظيم اجتماعات رسمية وغير رسمية بشكل منتظم. وعلى الرغم من أن هذه الاجتماعات لا يمكن أن تحل محل استراحات القهوة الدافئة وجلسات التدريب الحضورية المثيرة، إلا أنها تساعد الموظفين على الشعور بقدر أقل من العزلة أثناء العمل عن بُعد.
ما الفرق بين الإعداد والتوجيه؟
غالبًا ما يتم استخدام مصطلحي الإعداد والتوجيه بالتبادل لأن كلا العمليتين تهدفان إلى هدف واحد: تحويل الموظفين الجدد إلى موارد فعّالة. يكمن الاختلاف الوحيد في المدة والتنفيذ.
التوجيه هو عملية تحدث مرة واحدة فور انضمام الموظف إلى الشركة. أما الإعداد فهو عملية مستمرة تتضمن سلسلة من الأحداث التي قد تستمر ثلاثة أشهر وأحيانًا حتى عام كامل.
يشمل التوجيه تحية سريعة وتقديم موجز للعمل والعمليات. من ناحية أخرى، الإعداد هو مصطلح أوسع يشمل التوجيه ولكنه لا يقتصر عليه.
عادةً ما يستمر التوجيه حوالي أسبوع، بينما الإعداد هو عملية شاملة تتضمن اجتماعات منتظمة حيث يمكن للموظفين الجدد التفاعل مع الزملاء وفهم أدوارهم بشكل أعمق.
9 نصائح ذهبية لمساعدة الموظفين عن بُعد على النجاح من اليوم الأول
بيئة العمل عن بُعد لا تمنح الموظفين فرصة طبيعية للاندماج مع ثقافة العمل لديك. ولهذا السبب بالذات يجب تنفيذ الإعداد عن بُعد بعناية لضمان رضا الموظفين ونجاحهم على المدى الطويل. إليك 9 نصائح رائعة لجعل رحلة الموظف الجديد أقل رهبة وأكثر إشباعًا.
1. رحب بالموظفين الجدد بحرارة
تبدأ عملية الإعداد فعليًا قبل أن ينضم الموظف رسميًا إلى المؤسسة. يمكنك بدء الأمور مبكرًا ووضع النغمة الصحيحة لرحلة الموظف من خلال مفاجأته بحزمة هدايا ترحيبية. الهدايا المجانية والهدايا الشخصية للموظفين، مع رسالة من المدير التنفيذي، هي الوصفة المثالية لمضاعفة حماس الموظفين الجدد. يمكنك إرسال هذه الحقيبة الترحيبية فور إرسال خطاب العرض واستلام قبول المرشح. هذه طريقة رائعة لخلق شعور بالارتباط مع المرشح حتى قبل أن يلتقي بالفريق الذي سيعمل معه. مثل هذه المبادرات لا تساعد الموظفين الجدد على تقليل التوتر فحسب، بل تعزز أيضًا سمعة شركتك. سيحب المرشحون مشاركة تجربتهم على وسائل التواصل الاجتماعي، مما سيجعل الناس يتحدثون عن علامتك التجارية ونظام الإعداد الممتاز لديك.
2. اجعل اليوم الأول لا يُنسى
هل تتذكر يومك الأول في مكتب جديد؟ بيئة غير مألوفة وأشخاص غير معروفين. لا بد أنه كان يومًا مرهقًا، أليس كذلك؟ كان هذا يحدث حتى عندما كان كل شيء طبيعيًا ولم يكن العمل عن بُعد شائعًا. تخيل مدى كآبة الأيام الأولى للعمل عن بُعد بالنسبة للموظفين الجدد! الآن بعد أن عرفت قلق اليوم الأول في العمل، يمكنك تنفيذ نظام يساعد الموظفين الجدد على الشعور بالترحيب والراحة أثناء العمل عن بُعد. اجعل اليوم الأول خفيفًا من خلال عرض مقاطع فيديو للموظفين الجدد عن أيام رائعة في المكتب. فاجئهم بـ رسائل بريد إلكتروني ترحيبية دافئة ، ورسائل فيديو من أعضاء الفريق، وملاحظات قصيرة من الأشخاص الذين سيعملون معهم. يمكنك أيضًا تنظيم غداء عبر الإنترنت لكسر الجليد، وتبادل الضحكات، ومساعدة الموظفين الجدد على الشعور بالراحة في يومهم الأول.
3. عيّن صديقًا (Buddy)
اسأل أي متخصص في الموارد البشرية عن أفضل نصائح الإعداد عن بُعد وسيؤكد لك أهمية نظام الصديق (Buddy System). غالبًا ما يشعر الموظفون الجدد بالعزلة في أيامهم الأولى، خاصة في بيئة العمل عن بُعد. ويمكن أن تتفاقم هذه العزلة بسرعة إذا لم يتم التعامل معها في الوقت المناسب. أظهر استطلاع حديث شمل أكثر من 2000 أمريكي يعملون عن بُعد أن 7 من كل 10 موظفين لا يزالون يشعرون بالعزلة في بيئة العمل الافتراضية. في الواقع، فقط 4% من الموظفين الجدد راضون عن الإعداد عن بُعد، بينما لا يعرف الآخرون كيف يبقون على اتصال مع الزملاء. من الواضح أن الموظفين الجدد بحاجة إلى صديق ومرشد لمساعدتهم على تجاوز تحديات العمل عن بُعد. يمكنك تعيين صديق لهم يجيب عن جميع أسئلتهم ويساعدهم على فهم قواعد الفريق. يضمن الصديق أن يكون لدى الموظفين الجدد دائمًا من يرشدهم عند مواجهة الصعوبات في العمل أو حتى عندما يحتاجون فقط إلى صديق. عندما يشعر الموظفون بالراحة والاندماج في الفريق، سينعكس ذلك على أدائهم في العمل.
4. نظّم جلسات تعارف عبر الإنترنت
من أصعب التحديات في الإعداد عن بُعد أنه رغم كل الإجراءات، قد يشعر الموظفون بالعزلة والارتباك في معظم الأيام. فما الحل لهذه المشكلة المستمرة؟ جلسات التعارف عبر الإنترنت فعالة جدًا في بيئة العمل عن بُعد. خاصة أثناء الإعداد، تمنح الاجتماعات القصيرة عبر الإنترنت الموظفين الجدد فرصة للتعرف على الزملاء وفهم كيفية عمل الفريق. ولا يجب أن تكون هذه الاجتماعات كلها عمل بلا متعة. يمكنك دائمًا دمج المحادثات العفوية و ألعاب كسر الجليد الافتراضية الممتعة في الاجتماعات الرسمية لمساعدة الموظفين الجدد على تخفيف ضغط العمل. عادة ما تستمر عملية الإعداد لمدة لا تقل عن ثلاثة أشهر، وهي فترة طويلة. لذا تأكد من أن هذه الاجتماعات ليست آلية. بل يجب أن تكون ممتعة وتركز على العمل في الوقت نفسه. في الأيام الأولى، يمكنك أيضًا ترتيب اجتماعات فردية مع قادة الفرق ورؤساء الأقسام. مثل هذه التفاعلات القريبة ستبني الثقة لدى الموظفين الجدد وتساعدهم على الاندماج بشكل أسرع في ثقافة عملك.
5. وفر أدوات التعلم الذاتي
تمامًا مثل العملاء، يحب الموظفون أيضًا ميزات الخدمة الذاتية. فهي تتيح لهم التعلم وفقًا لسرعتهم وتجنب إزعاج الموارد البشرية أو الزملاء أو المشرفين في الأمور البسيطة. "أيام الاتصال أو إرسال البريد الإلكتروني إلى مركز خدمة الموارد البشرية للحصول على إجابات للأسئلة المتكررة أوشكت على الانتهاء." مع نظام التعلم الذاتي، يكون لدى الموظفين الجدد دائمًا مصدر موثوق يرشدهم في المواقف التي يشعرون فيها بالحيرة أو يحتاجون إلى المساعدة. على سبيل المثال، إذا كان هناك سياسة للشركة أو إجراء تقديم إجازة يحتاج الموظفون الجدد إلى إرشاد بشأنه، يمكنهم الرجوع إلى دليل الموظف أو قاعدة المعرفة الداخلية للحصول على المساعدة اللازمة. يعمل دليل الموظف كمنصة واحدة، يمنح الموظفين الجدد وصولاً سريعًا إلى المعلومات المهمة حول سياساتك ومنتجاتك ورؤيتك ورسالتك وثقافتك وغير ذلك. لمساعدة الموظفين على الاستفادة القصوى من هذا النظام، يمكنك دمجه مع منصة تواصل مثل Slack. بهذه الطريقة، سيتلقى الموظفون تحديثات فورية حول أي تغييرات أو إضافات إلى دليل الموظف الخاص بك، مباشرة في لوحة تحكم Slack الخاصة بهم. هذا لا يجعل التعلم أسهل فحسب، بل يساعد الموظفين الجدد أيضًا على الحفاظ على الإنتاجية من اليوم الأول. إليك دليل فيديو قصير حول كيفية إنشاء دليل الموظف باستخدام برنامج دليل الموظف للموظفين الجدد.
6. أدخل الأنشطة الممتعة إلى العالم الافتراضي
هل تتذكر الأيام الجميلة في المكتب؟ في ذلك الوقت، كان التواصل أسهل، مليئًا بالمرح والضحك والمحادثات المفتوحة على القهوة والمشي الطويل وغداء الفريق. الناس ما زالوا كما هم، لكن السياق تغير. لكن ذلك لا يجب أن يمنعك من خلق بيئة عمل ودية ومبهجة؛ سيحب الموظفون الجدد الانضمام إليها. فكر في جميع الأنشطة الممتعة التي شارك فيها الموظفون خلال أيام المكتب وحولها إلى تجربة افتراضية. على سبيل المثال، يمكنك تنظيم جلسات قهوة أو شاي عبر الإنترنت، أو مسابقات معلومات عامة عبر الإنترنت حيث تتنافس الفرق على سلة هدايا—هذه خيارات رائعة. يمكنك أيضًا تنظيم ألعاب مثل مسابقات الطعام، تحديات اللياقة البدنية، أو أنشطة يشارك فيها الموظفون وجهات نظرهم حول العمل من المنزل. ثقافة الإعداد عن بُعد لا يجب أن تكون منعزلة. بل يمكن أن تكون ممتعة وجذابة تمامًا—إن لم تكن أكثر—من أيام المكتب في الماضي. مع هذه الأنشطة الممتعة، يمكن للموظفين الجدد الشعور بالراحة وبناء علاقات قوية مع الجميع في الفرق.
7. ضع توقعات واضحة من البداية
يجب أن يفهم الموظفون الجدد بوضوح ما تتوقعه منظمتك منهم حتى يتمكنوا من البدء بشكل صحيح من اليوم الأول. في بيئة افتراضية، حيث تمتلئ الأيام الأولى بالتوقعات وعدم اليقين حول ما يجب فعله، وما المتوقع، ومن يجب طلب المساعدة منه، يصبح تحديد التوقعات أكثر أهمية. اشرح الأدوار والمسؤوليات، وبيّن كيف تتماشى مع نجاح الشركة بشكل عام. اطلب من قادة الفرق تقديم أهداف الشركة والمساهمات المتوقعة من الموظفين الجدد. هذا المستوى من الوضوح ضروري لمساعدتهم على ترتيب أولويات عملهم وتحقيق النجاح السريع في الأشهر الأولى. ومع تعقد أدوار الموظفين الجدد وزيادة المسؤوليات، سيتمكنون من التكيف مع التغييرات بسهولة أكبر. وكل ذلك بفضل الأساس القوي الذي تم بناؤه منذ الأيام الأولى. وبما أن الإنتاجية من أكبر تحديات الإعداد عن بُعد، يمكن أن يكون برنامج الإعداد المنظم مع أهداف وتوقعات واضحة مساعدًا قويًا. يمكن أن يساعد الموظفين الجدد على بداية جيدة وزيادة الإنتاجية بنسبة تصل إلى 70%.
8. نفذ جلسات تدريب عبر الإنترنت
إنشاء مستندات داخلية أو دليل الموظف هو بالتأكيد طريقة رائعة لتعزيز عملية الإعداد. ومع ذلك، يمكنك أيضًا تنفيذ جلسات تدريب عبر الإنترنت لتسريع التعلم. يمكن أن تركز هذه الجلسات على الدور الجديد الذي تم تعيين الموظف من أجله، والمنتجات والخدمات التي سيعمل عليها، وإجراءات التشغيل القياسية التي تتبعها شركتك. يمكن لأخصائي تكنولوجيا المعلومات (SPOC) الانضمام إلى جلسة لمناقشة إدارة كلمات المرور وأمان الأجهزة والأدوات الأخرى التي تستخدمها الشركة. يمكن لرؤساء الأقسام الانضمام إلى مناقشات حول الأهداف طويلة وقصيرة المدى التي يجب على الموظفين الجدد تحقيقها والعمليات التي يتبعها الفريق لإنجاز المهام والحصول على الموافقات. وبالمثل، يمكن لفريق الموارد البشرية تنظيم جلسات حول العمليات الأساسية التي يمكن للموظفين التعامل معها بأنفسهم. نظم جلسات أسئلة وأجوبة بعد كل تدريب حتى تتاح للموظفين الجدد فرصة طرح الأسئلة ومعالجة جميع مخاوفهم. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك منحهم حق الوصول إلى دوراتك التدريبية للتعلم الذاتي في أي وقت ومن أي مكان. ماذا أيضًا؟ الاجتماعات الأسبوعية الفردية مع الموظفين الجدد هي طريقة أخرى لتحديثهم بالمهام، ومناقشة المشكلات المحتملة، ومساعدتهم على الاستقرار في أدوارهم الجديدة.
9. خصص عملية الإعداد عن بُعد
بينما تتشابه بعض أجزاء عملية الإعداد، مثل تنظيم الغداء عبر الإنترنت وتدريب إجراءات التشغيل القياسية، يجب تخصيص أجزاء أخرى لتلبية احتياجات الموظفين الجدد المحددة. ووفقًا للأبحاث، تشمل عملية الإعداد المتوسطة 54 نشاطًا. بعض هذه الأنشطة، خاصة المهام الإدارية، قد تستهلك وقتًا ثمينًا يجب أن يقضيه الموظفون الجدد في أعمال أكثر أهمية.
لذلك، هناك حاجة إلى مسار تعلم مخصص لربط الموظفين الجدد بالبرامج المناسبة التي يحتاجونها للتطوير مع التخلص من الأنشطة غير الضرورية. للحصول على عملية إعداد مناسبة، عليك أولاً تحليل المستوى العام للمهارات والمعرفة لدى الموظفين الجدد باستخدام التقييمات والاختبارات عبر الإنترنت. استخدم هذه البيانات لضبط برنامج الإعداد عن بُعد ومساعدة الموظفين على الشعور بالمشاركة المباشرة في العملية. أدرج دورات تدريبية وجلسات محددة في العملية لنقل المهارات المناسبة للموظفين الجدد ومساعدتهم على تلبية المتطلبات الحقيقية للوظيفة. على سبيل المثال، بالنسبة لعضو جديد ينضم إلى فريق التسويق بالمحتوى، يمكن أن تركز الدورات على كيفية كتابة محتوى جذاب وكيفية تحسين المحتوى لمحركات البحث. من ناحية أخرى، بالنسبة لموظف جديد ينضم إلى فريق الموارد البشرية، يمكن أن تتضمن عملية الإعداد تدريبًا على كيفية إجراء مقابلات مع المرشحين وكيفية تعزيز الانضباط في مكان العمل. قائمة التحقق من الإعداد عن بُعد.
قد يكون إعداد الموظفين عن بُعد خلال كوفيد مرهقًا للغاية. أحيانًا، يؤدي نقص التواصل المباشر والفوري إلى جعل حتى أبسط المهام مرهقة. إليك قائمة تحقق سريعة للإعداد عن بُعد للبدء:
· أرسل لهم حقيبة ترحيبية تتضمن دليلًا صغيرًا يبرز طقوس شركتك ورؤيتها ورسالتها.
· رتب اجتماعات فردية مع قادة الفرق ورؤساء الأقسام والزملاء.
· نظم غداء تعارف عبر الإنترنت لكسر الجليد ومساعدة الموظفين الجدد على الشعور بقلق أقل.
· امنحهم حق الوصول إلى بوابة الموظفين وساعدهم على أن يصبحوا أكثر استقلالية.
· استخدم برنامج قاعدة المعرفة لإنشاء مستندات داخلية تبرز مؤشرات الأداء الرئيسية للعضو الجديد وسياسات الشركة وثقافتها.
· عرّف الموظفين الجدد على الأدوات التي تستخدمها عادة عند العمل عن بُعد. على سبيل المثال: أدوات تتبع الوقت، إدارة المشاريع، تقارير النفقات، إلخ. تواصل مع الموظفين الجدد مرة واحدة في الأسبوع لتحديد أي مشكلات يواجهونها في العمل.
· أعد جدولًا للأسابيع الأولى، يوضح بوضوح جلسات التدريب والاجتماعات التي يجب حضورها.
· اجمع ملاحظات الموظفين بانتظام وادمجها في عملية الإعداد. لا تنسَ الاحتفال بإنجازات الموظفين الجدد مع نهاية عملية الإعداد.
الأهم من ذلك، افعل كل ما بوسعك ليشعر الموظفون الجدد بأنهم جزء منكم! امنح الموظفين الجدد كل سبب للبقاء معك إن الإعداد عن بُعد في هذا الوقت ليس سهلاً. وبما أن العمل عن بُعد يحرمك من تلك اللحظات المريحة مثل الترابط أثناء الغداء وبناء علاقات طويلة الأمد في المكتب، عليك أن تبذل جهدًا أكبر لنجاح الإعداد عبر الإنترنت.