Sejak wabak melanda, perniagaan telah dipaksa untuk bekerja dari jauh, sama ada sepenuhnya atau sebahagian.
Daripada mesyuarat bersemuka kepada panggilan video dalam talian, banyak perkara telah berubah dalam cara syarikat beroperasi hari ini.
Walaupun cara kerja baharu ini membawa banyak manfaat—produktiviti yang lebih tinggi dan kurang ketidakhadiran—ia juga menghadirkan cabaran besar, salah satunya ialah proses onboarding secara jarak jauh.
Sebelum pandemik, pekerja baharu boleh belajar secara langsung daripada senior mereka dan membina hubungan semasa waktu rehat, namun dunia maya beroperasi secara berbeza. Tanpa kehangatan interaksi bersemuka, pekerja mungkin berasa hilang arah dan tidak dialu-alukan di tempat kerja baharu mereka.
Jadi, bagaimana anda boleh mengatasi cabaran ini dan mencipta pengalaman onboarding jarak jauh yang hangat, terhubung, dan menyokong seperti onboarding secara fizikal?
Berikut adalah 9 tip hebat untuk onboarding pekerja jarak jauh yang berjaya. Tetapi sebelum menerokanya, mari kita lihat asas onboarding jarak jauh terlebih dahulu.
Apakah itu onboarding pekerja jarak jauh?
Proses onboarding pekerja jarak jauh ialah prosedur untuk mengalu-alukan, melatih, dan membimbing pekerja baharu agar mereka dapat menyesuaikan diri dengan peranan dan tanggungjawab baharu mereka. Semua ini berlaku dalam persekitaran maya dengan bantuan panggilan video dan perisian onboarding pekerja yang lain.
Sama seperti program latihan dalam talian, tujuan onboarding jarak jauh adalah untuk memberikan gambaran menyeluruh kepada pekerja tentang budaya, proses, dan polisi syarikat, serta membantu mereka memulakan perjalanan baharu dengan yakin.
Proses onboarding jarak jauh yang lancar menyediakan asas kukuh untuk pekerja baharu dengan memberikan gambaran jelas tentang apa yang syarikat harapkan daripada mereka dan apa yang mereka boleh harapkan sebagai balasan. Ini membantu mereka kekal fokus dan memberi sumbangan bermakna kepada pertumbuhan syarikat.
Oleh kerana onboarding jarak jauh dijalankan melalui platform dalam talian, adalah penting untuk menganjurkan mesyuarat formal dan tidak formal secara berkala. Walaupun mesyuarat ini tidak dapat menggantikan waktu rehat minum kopi yang selesa dan sesi latihan bersemuka yang menyeronokkan, ia boleh membantu pekerja berasa kurang terasing semasa bekerja dari jauh.
Apakah perbezaan antara onboarding dan orientasi?
Onboarding dan orientasi—dua istilah ini sering digunakan secara bergantian kerana kedua-dua proses bertujuan untuk satu matlamat: menjadikan pekerja baharu sebagai sumber yang berkesan. Satu-satunya perbezaan adalah dari segi tempoh dan pelaksanaannya.
Orientasi ialah proses sekali sahaja yang berlaku sebaik sahaja pekerja menyertai syarikat. Sebaliknya, onboarding ialah proses berterusan yang merangkumi beberapa siri acara selama tiga bulan dan kadangkala sehingga setahun.
Orientasi pekerja termasuk ucapan selamat datang ringkas dan pengenalan ringkas kepada kerja dan proses anda. Sebaliknya, onboarding adalah istilah yang lebih luas yang merangkumi tetapi tidak terhad kepada orientasi.
Walaupun orientasi biasanya berlangsung sekitar seminggu, onboarding adalah proses menyeluruh yang melibatkan mesyuarat berkala di mana pekerja baharu boleh berinteraksi dengan rakan sekerja dan memahami peranan khusus mereka dengan lebih mendalam.
9 tip emas untuk membantu pekerja jarak jauh berjaya dari hari pertama
Susunan kerja jarak jauh tidak memberi peluang semula jadi kepada pekerja untuk menyesuaikan diri dengan budaya kerja anda. Itulah sebabnya onboarding jarak jauh mesti dijalankan dengan teliti untuk memastikan kepuasan pekerja dan kejayaan jangka panjang. Berikut adalah 9 tip onboarding jarak jauh yang hebat untuk menjadikan perjalanan pekerja baharu kurang menakutkan dan lebih bermakna.
1. Berikan sambutan hangat kepada pekerja baharu
Proses onboarding sebenarnya bermula sebelum pekerja secara rasmi menyertai organisasi. Anda boleh memulakan lebih awal dan menetapkan nada yang betul untuk perjalanan pekerja dengan mengejutkan mereka dengan pakej hadiah sambutan. Cenderamata dan hadiah peribadi untuk pekerja, bersama surat daripada CEO anda, adalah resipi sempurna untuk menggandakan keterujaan pekerja baharu. Anda boleh menghantar kit sambutan ini sebaik sahaja menghantar surat tawaran dan menerima penerimaan calon. Ini adalah cara yang baik untuk mewujudkan rasa keterikatan dengan calon walaupun sebelum mereka bertemu dengan pasukan yang akan mereka sertai. Isyarat sebegini bukan sahaja membantu pekerja baharu berasa kurang tertekan tetapi juga meningkatkan reputasi syarikat anda. Calon pasti suka berkongsi pengalaman mereka di media sosial, yang akan membuatkan orang ramai bercakap bukan sahaja tentang jenama anda tetapi juga tentang sistem onboarding anda yang cemerlang.
2. Jadikan hari pertama mereka bermakna
Adakah anda masih ingat hari pertama anda di pejabat baharu? Persekitaran dan orang yang tidak dikenali. Ia pasti menakutkan, bukan? Ini berlaku walaupun segalanya normal dan kerja jarak jauh belum menjadi kebiasaan. Bayangkan betapa suramnya hari-hari pertama bekerja dari jauh untuk pekerja baharu! Kini anda sudah tahu keresahan hari pertama bekerja, anda boleh melaksanakan sistem untuk membantu pekerja baharu berasa dialu-alukan dan lebih selesa semasa bekerja dari jauh. Ringankan hari pertama dengan menunjukkan video hari-hari indah di pejabat kepada pekerja baharu. Kejutkan mereka dengan emel sambutan hangat , mesej video daripada ahli pasukan, dan nota ringkas daripada mereka yang akan bekerjasama. Anda juga boleh menganjurkan makan tengah hari dalam talian untuk memecahkan suasana, berkongsi gelak tawa, dan membantu pekerja baharu berasa selesa pada hari pertama mereka.
3. Tugaskan seorang rakan (buddy)
Tanya mana-mana profesional HR tentang tip terbaik untuk onboarding jarak jauh dan mereka pasti akan menekankan kepentingan Sistem Buddy. Pekerja baharu sering berasa terasing pada hari-hari awal, terutamanya dalam persekitaran kerja jarak jauh. Rasa terasing ini boleh menjadi lebih teruk jika tidak ditangani segera. Satu tinjauan baru-baru ini terhadap lebih 2,000 rakyat Amerika yang bekerja dari jauh mendapati bahawa 7 daripada 10 pekerja masih berasa terasing dalam persekitaran kerja maya. Malah, hanya 4% pekerja baharu berpuas hati dengan onboarding jarak jauh, manakala yang lain tidak tahu bagaimana untuk kekal terhubung dengan rakan sekerja. Jelas sekali, pekerja baharu memerlukan seorang rakan dan mentor untuk membantu mereka mengatasi cabaran kerja jarak jauh. Anda boleh menugaskan mereka seorang buddy yang akan menjawab semua soalan mereka dan membantu mereka memahami peraturan pasukan. Buddy memastikan pekerja baharu sentiasa mempunyai seseorang untuk membimbing mereka apabila menghadapi kesukaran di tempat kerja atau sekadar memerlukan teman untuk berbual. Apabila pekerja berasa selesa dan diterima dalam pasukan, prestasi kerja mereka juga akan meningkat.
4. Adakan sesi perkenalan dalam talian
Salah satu cabaran terbesar dalam onboarding jarak jauh ialah walaupun pelbagai usaha dilakukan, pekerja masih boleh berasa terasing dan keliru pada kebanyakan hari. Jadi, apakah penyelesaian kepada masalah berterusan ini? Sesi perkenalan dalam talian sangat berkesan dalam persekitaran kerja jarak jauh. Terutamanya semasa onboarding, mesyuarat dalam talian yang singkat memberi peluang kepada pekerja baharu untuk mengenali rakan sekerja dan memahami cara pasukan beroperasi. Mesyuarat ini tidak semestinya hanya berkaitan kerja. Anda boleh sentiasa menyelitkan perbualan santai dan permainan icebreaker maya yang menyeronokkan ke dalam mesyuarat rasmi untuk membantu pekerja baharu melepaskan tekanan kerja. Proses onboarding biasanya berlangsung sekurang-kurangnya tiga bulan, iaitu satu tempoh yang panjang. Jadi, pastikan mesyuarat ini tidak terlalu formal. Sebaliknya, ia harus menyeronokkan dan seimbang antara kerja dan santai. Pada hari-hari awal, anda juga boleh mengatur mesyuarat satu lawan satu dengan ketua pasukan dan ketua jabatan. Interaksi rapat sebegini akan membina kepercayaan dalam diri pekerja baharu dan membantu mereka menyesuaikan diri dengan budaya kerja anda dengan lebih cepat.
5. Sediakan alat pembelajaran kendiri
Sama seperti pelanggan, pekerja juga suka ciri layan diri. Ia membolehkan mereka belajar mengikut kadar sendiri dan tidak perlu mengganggu HR, rakan sekerja, dan penyelia untuk perkara kecil. “Zaman di mana pekerja menelefon atau menghantar emel ke pusat perkhidmatan HR untuk mendapatkan jawapan kepada soalan lazim hampir berakhir.” Dengan sistem pembelajaran kendiri, pekerja baharu sentiasa mempunyai sumber yang boleh dipercayai untuk membimbing mereka apabila keliru atau memerlukan bantuan. Contohnya, jika terdapat polisi syarikat atau proses permohonan cuti yang memerlukan panduan, mereka boleh merujuk buku panduan pekerja atau pangkalan pengetahuan dalaman untuk bantuan yang diperlukan. Buku panduan pekerja berfungsi sebagai satu platform, memberikan akses pantas kepada maklumat penting tentang polisi, produk, visi, misi, budaya, dan banyak lagi. Untuk membantu pekerja memanfaatkan sistem layan diri ini, anda boleh mengintegrasikannya dengan platform komunikasi seperti Slack. Dengan cara ini, pekerja akan menerima kemas kini segera tentang sebarang perubahan atau penambahan pada buku panduan pekerja anda, terus di papan pemuka Slack mereka. Ini bukan sahaja memudahkan pembelajaran, malah membantu pekerja baharu mengekalkan produktiviti sejak hari pertama. Berikut adalah panduan video ringkas tentang cara mencipta buku panduan pekerja menggunakan perisian buku panduan pekerja untuk pekerja baharu.
6. Bawa aktiviti menyeronokkan ke dunia maya
Adakah anda masih ingat zaman indah di pejabat dahulu? Ketika itu, berhubung lebih mudah, penuh dengan keseronokan, gelak tawa, dan perbualan terbuka sambil minum kopi, berjalan-jalan, dan makan tengah hari bersama pasukan. Walaupun orangnya sama, konteksnya telah berubah. Tetapi itu tidak sepatutnya menghalang anda daripada mewujudkan suasana kerja yang mesra dan ceria; pekerja baharu pasti suka menyertainya. Fikirkan semua aktiviti menyeronokkan yang pernah dilakukan semasa di pejabat dan jadikan ia pengalaman maya. Contohnya, anda boleh menganjurkan sesi kopi atau teh dalam talian, atau permainan trivia dalam talian di mana pasukan bersaing untuk memenangi bakul hadiah—ini adalah pilihan yang baik. Anda juga boleh menganjurkan permainan seperti Kuiz Makanan, cabaran kecergasan, atau aktiviti di mana pekerja berkongsi pandangan mereka tentang bekerja dari rumah. Budaya onboarding jarak jauh tidak semestinya terasing. Sebaliknya, ia boleh menjadi sama menarik dan menyeronokkan—malah mungkin lebih lagi—berbanding hari-hari di pejabat dahulu. Dengan aktiviti menyeronokkan ini, pekerja baharu boleh berasa selesa dan membina hubungan kukuh dengan semua ahli pasukan.
7. Tetapkan jangkaan yang jelas dari awal
Pekerja baharu mesti memahami dengan jelas apa yang organisasi anda harapkan daripada mereka supaya mereka boleh bermula dengan langkah yang betul sejak hari pertama. Dalam persekitaran maya, di mana hari-hari awal dipenuhi dengan jangkaan dan ketidakpastian tentang apa yang perlu dilakukan, apa yang diharapkan, dan kepada siapa harus meminta bantuan, penetapan jangkaan menjadi lebih penting. Terangkan peranan dan tanggungjawab, dan tunjukkan bagaimana ia selari dengan kejayaan keseluruhan syarikat. Minta ketua pasukan membentangkan matlamat syarikat dan sumbangan yang diharapkan daripada pekerja baharu. Tahap kejelasan ini penting untuk membantu mereka mengutamakan kerja dan mencapai kejayaan dengan cepat dalam beberapa bulan pertama. Apabila peranan pekerja baharu menjadi lebih kompleks dengan lebih banyak tanggungjawab, mereka akan dapat menyesuaikan diri dengan perubahan dengan lebih mudah. Semuanya hasil daripada asas kukuh yang dibina sejak awal. Oleh kerana produktiviti adalah salah satu cabaran terbesar onboarding jarak jauh, program onboarding yang tersusun dengan matlamat dan jangkaan yang jelas boleh menjadi pembantu yang berkuasa. Ia boleh membantu pekerja baharu bermula dengan baik dan meningkatkan produktiviti sehingga 70%.
8. Jalankan sesi latihan dalam talian
Mencipta dokumen dalaman atau buku panduan pekerja sememangnya cara yang baik untuk meningkatkan proses onboarding. Namun, anda juga boleh menjalankan sesi latihan dalam talian untuk mempercepatkan pembelajaran. Sesi latihan ini boleh memfokuskan kepada peranan baharu yang diambil oleh pekerja, produk dan perkhidmatan yang akan mereka uruskan, serta prosedur operasi standard yang diikuti oleh syarikat anda. Pakar IT (SPOC) boleh menyertai sesi untuk membincangkan pengurusan kata laluan, keselamatan peranti, dan alat lain yang digunakan syarikat anda. Ketua jabatan boleh menyertai perbincangan tentang matlamat jangka panjang dan jangka pendek yang perlu dicapai oleh pekerja baharu serta proses yang diikuti pasukan untuk menyelesaikan tugasan dan mendapatkan kelulusan. Begitu juga, pasukan HR boleh menganjurkan sesi tentang proses HR asas yang boleh dikendalikan sendiri oleh pekerja. Anjurkan sesi soal jawab selepas setiap latihan supaya pekerja baharu berpeluang bertanya soalan dan menyelesaikan semua kebimbangan mereka. Selain itu, anda juga boleh memberikan akses kepada kursus latihan anda untuk pembelajaran kendiri pada bila-bila masa, di mana sahaja. Apa lagi? Mesyuarat mingguan satu lawan satu dengan pekerja baharu adalah satu lagi cara untuk anda mengemas kini tugasan, membincangkan isu berpotensi, dan membantu mereka menyesuaikan diri dengan peranan baharu.
9. Peribadikan proses onboarding jarak jauh
Walaupun beberapa bahagian proses onboarding, seperti menganjurkan makan tengah hari dalam talian dan latihan SOP, adalah agak serupa, bahagian lain harus disesuaikan dengan keperluan khusus pekerja baharu. Menurut kajian, purata proses onboarding merangkumi 54 aktiviti. Sebahagian daripadanya, terutamanya tugas pentadbiran, boleh mengambil masa berharga yang sepatutnya digunakan pekerja baharu untuk kerja yang benar-benar penting.
Oleh itu, laluan pembelajaran yang diperibadikan diperlukan untuk menghubungkan pekerja baharu dengan program yang sesuai untuk pembangunan mereka sambil menghapuskan aktiviti yang tidak perlu. Untuk mendapatkan proses onboarding yang sesuai, anda perlu menganalisis tahap kemahiran dan pengetahuan keseluruhan pekerja baharu menggunakan penilaian dan kuiz dalam talian. Gunakan data ini untuk memperhalusi program onboarding jarak jauh dan membantu pekerja berasa terlibat secara langsung dalam proses tersebut. Sertakan kursus dan sesi latihan dalam talian khusus dalam proses untuk memberikan kemahiran yang betul kepada pekerja baharu dan membantu mereka memenuhi keperluan sebenar jawatan. Contohnya, untuk ahli baharu yang menyertai pasukan pemasaran kandungan anda, kursus boleh memfokuskan kepada cara menulis kandungan yang menarik dan cara mengoptimumkan kandungan untuk enjin carian. Sebaliknya, untuk rakan sekerja baharu yang menyertai pasukan HR anda, proses onboarding boleh merangkumi latihan tentang cara menemu duga calon dan cara memupuk disiplin di tempat kerja. Senarai semak onboarding jarak jauh.
Onboarding pekerja jarak jauh semasa COVID boleh menjadi agak meletihkan. Kadangkala, kekurangan komunikasi langsung dan masa nyata menjadikan tugas yang paling mudah pun terasa membebankan. Berikut adalah senarai semak onboarding jarak jauh ringkas untuk anda bermula:
· Hantar kit sambutan yang mengandungi panduan ringkas tentang ritual, visi, dan misi syarikat anda.
· Aturkan mesyuarat satu lawan satu dengan ketua pasukan, ketua jabatan, dan rakan sekerja.
· Anjurkan makan tengah hari pengenalan dalam talian untuk memecahkan suasana dan membantu pekerja baharu berasa kurang cemas.
· Berikan akses kepada portal pekerja anda dan bantu mereka menjadi lebih berdikari.
· Gunakan perisian pangkalan pengetahuan untuk mencipta dokumen dalaman yang menonjolkan KRA ahli baharu, polisi syarikat, dan budaya kerja.
· Perkenalkan pekerja baharu dengan alat yang biasa digunakan semasa bekerja dari jauh. Contohnya: alat penjejakan masa, pengurusan projek, laporan perbelanjaan, dan lain-lain. Semak perkembangan pekerja baharu setiap minggu untuk mengenal pasti sebarang isu yang mereka hadapi di tempat kerja.
· Sediakan jadual untuk beberapa minggu pertama, nyatakan dengan jelas sesi latihan dan mesyuarat yang perlu dihadiri.
· Kumpul maklum balas pekerja secara berkala dan masukkan ke dalam proses onboarding. Jangan lupa meraikan pencapaian pekerja baharu apabila proses onboarding berakhir.
Paling penting, lakukan segala yang anda mampu untuk memastikan pekerja baharu tahu bahawa mereka adalah sebahagian daripada anda! Beri pekerja baharu setiap sebab untuk kekal bersama anda Onboarding jarak jauh pada masa ini bukanlah mudah. Oleh kerana kerja jarak jauh menghilangkan detik-detik selesa seperti bergaul semasa makan tengah hari dan membina hubungan jangka panjang di pejabat, anda perlu berusaha lebih keras untuk onboarding dalam talian yang berjaya.
