Kể từ khi đại dịch bùng phát, các doanh nghiệp buộc phải làm việc từ xa hoàn toàn hoặc một phần.
Từ các cuộc họp trực tiếp đến các cuộc gọi video trực tuyến, rất nhiều thứ đã thay đổi trong cách thức hoạt động của các công ty ngày nay.
Mặc dù cách thức làm việc mới này mang lại nhiều lợi ích - năng suất cao hơn và ít vắng mặt hơn, nhưng nó cũng đặt ra những thách thức khó khăn, một trong số đó là đào tạo từ xa.
Trong khi trước đại dịch, nhân viên mới có thể theo chân các đàn anh và xây dựng mối quan hệ qua những giờ nghỉ giải lao, thì thế giới ảo lại vận hành theo một cách khác. Nếu không có sự ấm áp của những tương tác trực tiếp, nhân viên có thể cảm thấy lạc lõng và không được chào đón ở nơi làm việc mới.
Vậy, làm thế nào để bạn vượt qua những thách thức này và tạo ra trải nghiệm hướng dẫn từ xa ấm áp, kết nối và hỗ trợ như hướng dẫn ngoại tuyến?
Gợi ý cho bạn 9 mẹo tuyệt vời để đào tạo nhân viên từ xa thành công. Nhưng trước khi khám phá, hãy cùng tìm hiểu những kiến thức cơ bản về đào tạo nhân viên từ xa.
Tuyển dụng nhân viên từ xa là gì?
Quy trình onboarding nhân viên từ xa là một quá trình chào đón, đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới làm quen với vai trò và trách nhiệm mới. Tất cả diễn ra trong môi trường ảo với sự trợ giúp của các cuộc gọi video và phần mềm onboarding nhân viên khác .
Giống như chương trình đào tạo trực tuyến, mục đích của chương trình đào tạo trực tuyến là cung cấp cho nhân viên cái nhìn toàn diện về văn hóa, quy trình và chính sách của công ty và giúp họ tự tin bắt đầu hành trình mới.
Một quy trình onboarding từ xa suôn sẻ sẽ tạo nền tảng vững chắc cho nhân viên mới bằng cách cung cấp bức tranh rõ ràng về những gì công ty mong đợi ở họ và những gì họ có thể mong đợi từ họ. Điều này giúp họ đi đúng hướng và đóng góp có ý nghĩa vào sự phát triển của công ty.
Vì quy trình onboarding từ xa được thực hiện thông qua các nền tảng trực tuyến, việc tổ chức các cuộc họp chính thức và không chính thức thường xuyên là rất quan trọng. Mặc dù những cuộc họp này không thể thay thế những giờ nghỉ giải lao cà phê thân mật và các buổi đào tạo trực tiếp đầy thú vị, nhưng chúng có thể giúp nhân viên cảm thấy bớt cô lập hơn khi làm việc từ xa.
Sự khác biệt giữa đào tạo từ xa và định hướng là gì?
Onboarding và định hướng – cả hai thuật ngữ này thường được sử dụng thay thế cho nhau vì thực tế là cả hai quy trình này đều hướng đến một mục tiêu duy nhất: biến nhân viên mới thành nguồn lực hiệu quả. Sự khác biệt duy nhất nằm ở thời lượng và cách triển khai.
Định hướng là một quá trình diễn ra một lần ngay sau khi nhân viên gia nhập công ty. Ngược lại, onboarding là một quá trình liên tục bao gồm một loạt các sự kiện kéo dài ba tháng và đôi khi kéo dài đến một năm.
Định hướng nhân viên bao gồm lời chào hỏi nhanh chóng và giới thiệu ngắn gọn về công việc và cách thức làm việc của bạn. Mặt khác, onboarding là một thuật ngữ rộng bao gồm nhưng không giới hạn ở định hướng.
Trong khi quá trình định hướng thường kéo dài khoảng một tuần, thì quá trình nhập môn là một quá trình kỹ lưỡng bao gồm các cuộc họp thường xuyên, nơi những người mới được tuyển dụng có thể tương tác với các đồng nghiệp và hiểu rõ các chi tiết cụ thể về vai trò của họ.
9 mẹo vàng giúp nhân viên làm việc từ xa thành công ngay từ ngày đầu
Thiết lập làm việc từ xa không mang lại cho nhân viên cơ hội hòa nhập tự nhiên với văn hóa làm việc của bạn. Đó chính xác là lý do tại sao việc đào tạo từ xa phải được thực hiện cẩn thận để đảm bảo sự hài lòng và thành công lâu dài của nhân viên. Sau đây là 9 mẹo tuyệt vời về đào tạo từ xa giúp hành trình làm việc của nhân viên mới bớt chông gai và trở nên trọn vẹn hơn.
1. Chào đón nồng nhiệt nhân viên mới
Quá trình hội nhập thực sự bắt đầu trước khi nhân viên chính thức gia nhập tổ chức. Bạn có thể khởi động mọi thứ từ sớm và tạo không khí phù hợp cho hành trình của nhân viên bằng cách gây bất ngờ cho họ bằng một gói quà chào mừng. Quà tặng miễn phí và quà tặng cá nhân dành cho nhân viên, cùng với một lá thư từ CEO của bạn, sẽ là công thức hoàn hảo để tăng gấp đôi mức độ phấn khích của những người mới được tuyển dụng. Bạn có thể gửi bộ tài liệu chào mừng này ngay sau khi gửi thư mời và nhận được sự chấp thuận từ ứng viên. Đây là một cách tuyệt vời để tạo cảm giác kết nối với ứng viên ngay cả trước khi họ gặp gỡ nhóm mà họ sẽ làm việc cùng. Những cử chỉ như vậy không chỉ giúp ứng viên mới bớt căng thẳng mà còn giúp công ty bạn được đánh giá cao. Ứng viên sẽ thích khoe khoang về trải nghiệm của mình trên mạng xã hội, điều này sẽ khiến mọi người không chỉ bàn tán về thương hiệu mà còn về hệ thống đào tạo tuyệt vời của bạn.
2. Làm cho ngày đầu tiên trở nên đáng nhớ
Bạn có nhớ ngày đầu tiên của mình tại văn phòng mới không? Hoàn cảnh xa lạ và những con người xa lạ. Chắc hẳn sẽ rất choáng ngợp, phải không? Chuyện này từng xảy ra ngay cả khi mọi thứ vẫn bình thường và làm việc từ xa chưa phổ biến. Hãy tưởng tượng những ngày đầu tiên làm việc từ xa có thể ảm đạm đến mức nào đối với những nhân viên mới! Bây giờ bạn đã biết được những lo lắng trong ngày đầu tiên đi làm, bạn có thể áp dụng một hệ thống giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón và thoải mái hơn khi làm việc từ xa. Hãy giữ cho ngày đầu tiên làm việc thật nhẹ nhàng bằng cách cho nhân viên mới xem lại những video về những ngày tháng làm việc tuyệt vời tại văn phòng. Hãy làm họ ngạc nhiên với email chào mừng nồng nhiệt, tin nhắn video từ các thành viên trong nhóm và những ghi chú ngắn gọn từ những người họ sẽ làm việc cùng. Bạn cũng có thể tổ chức một bữa trưa trực tuyến để phá vỡ sự ngại ngùng, cùng nhau cười đùa và giúp những nhân viên mới cảm thấy thoải mái trong ngày đầu tiên đi làm.
3. Chỉ định một người bạn
Hãy hỏi bất kỳ chuyên gia nhân sự nào về những mẹo tốt nhất cho việc tuyển dụng từ xa và họ chắc chắn sẽ nhấn mạnh tầm quan trọng của việc áp dụng hệ thống Buddy. Nhân viên mới thường cảm thấy bị cô lập trong những ngày đầu, đặc biệt là trong môi trường làm việc từ xa. Cảm giác cô lập này sẽ nhanh chóng trở nên trầm trọng hơn nếu không được xử lý kịp thời. Một khảo sát gần đây được thực hiện trên hơn 2000 người Mỹ làm việc từ xa cho thấy 7/10 nhân viên vẫn cảm thấy bị cô lập trong môi trường làm việc ảo. Trên thực tế, chỉ có 4% nhân viên mới cảm thấy hài lòng với việc làm quen từ xa, trong khi những người khác không biết cách duy trì kết nối với đồng nghiệp. Rõ ràng, những người mới được tuyển dụng cần một người bạn và người cố vấn để giúp họ vượt qua những khó khăn khi làm việc từ xa. Bạn có thể chỉ định cho họ một người bạn đồng hành, người sẽ giải đáp mọi thắc mắc và giúp họ hiểu rõ các quy tắc trong nhóm. Bạn đồng hành đảm bảo rằng nhân viên mới luôn có người hướng dẫn mỗi khi gặp khó khăn trong công việc hoặc đơn giản là cần một người bạn để dựa vào. Khi nhân viên cảm thấy bình yên và được hòa nhập vào nhóm, hiệu suất làm việc của họ cũng sẽ được phản ánh.
4. Thiết lập các buổi gặp gỡ và chào hỏi trực tuyến
Một trong những thách thức khó khăn nhất khi tuyển dụng từ xa là mặc dù đã áp dụng nhiều biện pháp, nhân viên vẫn có thể cảm thấy bị cô lập và bối rối trong hầu hết các ngày. Vậy, giải pháp cho vấn đề dai dẳng này là gì? Gặp gỡ và chào hỏi trực tuyến rất hiệu quả trong môi trường làm việc từ xa. Đặc biệt là trong quá trình đào tạo, các cuộc họp trực tuyến ngắn gọn tạo cơ hội cho nhân viên mới làm quen với đồng nghiệp và hiểu rõ cách thức hoạt động của nhóm. Những cuộc họp như vậy không nhất thiết phải chỉ toàn công việc mà không có niềm vui. Bạn luôn có thể kết hợp những cuộc trò chuyện thân mật và những trò chơi phá băng ảo thú vị trong các cuộc họp chính thức để giúp nhân viên mới bớt áp lực công việc. Quá trình onboarding thường kéo dài tối thiểu ba tháng, một khoảng thời gian rất dài. Vì vậy, hãy đảm bảo những buổi họp này không diễn ra một cách máy móc.Thay vào đó, chúng nên vui vẻ và tập trung vào công việc một cách đồng đều. Trong những ngày đầu gia nhập, bạn cũng có thể sắp xếp các buổi họp riêng với trưởng nhóm và trưởng phòng ban. Những tương tác gần gũi như vậy sẽ xây dựng niềm tin ở nhân viên mới và giúp họ hòa nhập nhanh hơn vào văn hóa làm việc của bạn.
5. Cung cấp các công cụ tự học
Giống như khách hàng, nhân viên cũng rất thích tính năng tự phục vụ. Nó cho phép họ học theo tốc độ phù hợp với mình và tránh làm phiền bộ phận nhân sự, đồng nghiệp và cấp trên vì những vấn đề nhỏ nhặt. “Những ngày nhân viên gọi điện hoặc gửi email đến trung tâm dịch vụ nhân sự để xin câu trả lời cho những câu hỏi thường gặp đã gần kết thúc”. Với hệ thống tự học, nhân viên mới luôn có nguồn lực đáng tin cậy để hướng dẫn họ trong những tình huống họ bối rối hoặc cần giúp đỡ. Ví dụ, nếu có chính sách của công ty hoặc quy trình nộp đơn xin nghỉ phép mà nhân viên mới cần hướng dẫn, họ có thể tham khảo sổ tay nhân viên hoặc cơ sở kiến thức nội bộ để nhận được sự trợ giúp cần thiết. Sổ tay nhân viên đóng vai trò như một nền tảng duy nhất, cung cấp cho nhân viên mới quyền truy cập nhanh vào thông tin quan trọng về chính sách, sản phẩm, tầm nhìn, sứ mệnh, văn hóa của bạn và nhiều thông tin khác. Để giúp nhân viên tận dụng tối đa hệ thống tự hỗ trợ này, bạn có thể tích hợp nó với một nền tảng giao tiếp như Slack. Bằng cách này, nhân viên sẽ nhận được thông tin cập nhật tức thì về bất kỳ thay đổi hoặc bổ sung nào cho sổ tay nhân viên của bạn, ngay trong bảng điều khiển Slack của họ. Không chỉ giúp việc học dễ dàng hơn mà còn giúp nhân viên mới duy trì năng suất ngay từ ngày đầu tiên. Sau đây là video ngắn hướng dẫn cách tạo sổ tay nhân viên bằng phần mềm sổ tay nhân viên cho nhân viên mới tuyển dụng.
6. Đưa các hoạt động vui chơi vào thế giới ảo
Bạn còn nhớ những ngày tháng văn phòng tươi đẹp ngày xưa không? Ngày ấy, việc kết nối dễ dàng hơn, tràn ngập niềm vui, tiếng cười và những cuộc trò chuyện cởi mở bên tách cà phê, những chuyến đi bộ dài và bữa trưa cùng đồng đội. Tuy con người vẫn vậy, nhưng bối cảnh giờ đã khác. Nhưng điều đó không nên ngăn cản bạn tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và tràn đầy niềm vui; những nhân viên mới sẽ rất thích được tham gia. Hãy nghĩ đến tất cả những hoạt động vui vẻ mà nhân viên đã tham gia trong những ngày làm việc và biến chúng thành một trải nghiệm ảo. Ví dụ, bạn có thể tổ chức các buổi cà phê hoặc trà trực tuyến, hay những trò chơi trí tuệ trực tuyến nơi các đội cùng nhau chiến đấu để giành được giỏ quà là một số lựa chọn tuyệt vời. Bạn cũng có thể tổ chức các trò chơi như Đố vui về ẩm thực, tổ chức thử thách thể dục hoặc tiến hành các hoạt động yêu cầu nhân viên chia sẻ góc nhìn về cách làm việc tại nhà của họ. Văn hóa đào tạo từ xa không nhất thiết phải bị cô lập. Thay vào đó, nó có thể hấp dẫn và thú vị ngang bằng, nếu không muốn nói là hơn, những ngày làm việc tại văn phòng đã qua. Với những hoạt động thú vị này, nhân viên mới có thể cảm thấy thoải mái và xây dựng mối quan hệ gắn kết chặt chẽ với mọi người trong các nhóm.
7. Đặt kỳ vọng rõ ràng ngay từ đầu
Nhân viên mới phải hiểu rõ tổ chức của bạn mong đợi gì ở họ để có thể bắt đầu công việc đúng hướng ngay từ ngày đầu tiên. Trong môi trường ảo, nơi mà những ngày đầu tiên tràn ngập sự mong đợi và không chắc chắn về việc phải làm gì, phải mong đợi điều gì và phải tìm kiếm sự giúp đỡ từ ai, thì việc đặt ra kỳ vọng càng quan trọng hơn. Giải thích các vai trò và trách nhiệm, đồng thời cho thấy chúng phù hợp với thành công chung của công ty như thế nào. Yêu cầu các trưởng nhóm trình bày về mục tiêu của công ty và những đóng góp được mong đợi từ nhân viên mới. Mức độ rõ ràng này rất quan trọng để giúp họ ưu tiên công việc và đạt được thành công nhanh chóng trong vài tháng đầu. Khi vai trò của nhân viên mới trở nên phức tạp hơn với nhiều trách nhiệm hơn, họ sẽ có thể dễ dàng thích nghi với những thay đổi. Tất cả là nhờ nền tảng vững chắc được xây dựng ngay từ những ngày đầu. Vì năng suất là một trong những thách thức lớn nhất của việc đào tạo từ xa, một chương trình đào tạo có cấu trúc với các mục tiêu và kỳ vọng được đặt ra rõ ràng có thể là một trợ thủ đắc lực. Nó có thể giúp nhân viên mới có một khởi đầu tốt ngay từ đầu và tăng năng suất lên đến 70%.
8. Thực hiện các buổi đào tạo trực tuyến
Việc tạo tài liệu nội bộ hoặc sổ tay nhân viên chắc chắn là một cách tuyệt vời để tăng cường quá trình hội nhập nhân viên. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tham gia các buổi đào tạo trực tuyến để đẩy nhanh quá trình học tập. Các buổi đào tạo này có thể xoay quanh vai trò mới mà nhân viên được tuyển dụng, các sản phẩm và dịch vụ mà họ sẽ làm việc và các quy trình vận hành tiêu chuẩn mà công ty bạn tuân theo. Chuyên viên CNTT (SPOC) có thể tham gia một buổi thảo luận về quản lý mật khẩu, bảo mật thiết bị và các công cụ khác mà công ty bạn đang sử dụng. Trưởng phòng có thể tham gia các buổi thảo luận về các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn mà nhân viên mới được tuyển dụng cần đạt được trong quy trình mà nhóm tuân thủ để hoàn thành nhiệm vụ và nhận được phê duyệt. Tương tự như vậy, nhóm nhân sự có thể tổ chức các buổi học về các quy trình nhân sự cơ bản mà nhân viên có thể tự mình thực hiện. Tổ chức các buổi Hỏi & Đáp sau mỗi buổi học để nhân viên mới có cơ hội đặt câu hỏi và được giải đáp mọi thắc mắc. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể cho họ quyền truy cập vào các khóa đào tạo của mình để tự học mọi lúc, mọi nơi. Còn gì nữa? Các buổi họp riêng hàng tuần với nhân viên mới là một cách khác để bạn có thể cập nhật cho họ về nhiệm vụ, thảo luận về các vấn đề tiềm ẩn và giúp họ ổn định với vai trò mới.
9. Cá nhân hóa quy trình hướng dẫn từ xa
Mặc dù một số phần của quy trình tiếp nhận nhân viên mới, chẳng hạn như tổ chức bữa trưa trực tuyến và đào tạo về quy trình vận hành (SOP), khá giống nhau, nhưng những phần khác nên được điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể của nhân viên mới. Theo nghiên cứu, quy trình tiếp nhận nhân viên mới trung bình bao gồm 54 hoạt động. Một số hoạt động này, đặc biệt là các công việc hành chính, có thể chiếm mất thời gian quý báu của nhân viên mới, những người nên tập trung vào những công việc thực sự quan trọng.
Do đó, cần có lộ trình học tập được thiết kế riêng để kết nối nhân viên mới với các chương trình phù hợp mà họ cần để phát triển đồng thời loại bỏ mọi hoạt động không cần thiết. Để có quy trình hướng dẫn phù hợp, trước tiên bạn cần phân tích trình độ kỹ năng và kiến thức tổng thể của nhân viên mới bằng cách sử dụng các bài kiểm tra trực tuyến và tạo câu đố. Sử dụng dữ liệu này để tinh chỉnh chương trình đào tạo từ xa và giúp nhân viên cảm thấy được tham gia trực tiếp vào quá trình này. Hãy đưa các khóa học và buổi đào tạo trực tuyến cụ thể vào quy trình để truyền đạt những kỹ năng phù hợp cho nhân viên mới và giúp họ đáp ứng được yêu cầu thực sự của vị trí. Ví dụ, đối với người mới tham gia nhóm tiếp thị nội dung của bạn, các khóa học có thể xoay quanh cách viết nội dung hấp dẫn và cách tối ưu hóa nội dung cho công cụ tìm kiếm. Mặt khác, đối với một cộng sự mới gia nhập nhóm nhân sự của bạn, quy trình tuyển dụng có thể bao gồm các khóa đào tạo về cách phỏng vấn ứng viên và cách thúc đẩy kỷ luật tại nơi làm việc. Danh sách kiểm tra quy trình hướng dẫn từ xa.
Quá trình đào tạo nhân viên làm việc từ xa trong thời kỳ COVID có thể khá tẻ nhạt. Đôi khi, việc giao tiếp trực tiếp, theo thời gian thực bị hạn chế khiến ngay cả những công việc đơn giản nhất cũng trở nên mệt mỏi. Dưới đây là danh sách kiểm tra đào tạo từ xa nhanh chóng để bắt đầu quá trình:
· Gửi cho họ bộ tài liệu chào mừng bao gồm một cuốn hướng dẫn nhỏ nêu bật nghi lễ, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty bạn.
· Sắp xếp các cuộc họp riêng với trưởng nhóm, trưởng phòng và đồng nghiệp.
· Tổ chức bữa trưa giới thiệu trực tuyến để phá vỡ sự ngại ngùng và giúp nhân viên mới bớt lo lắng.
· Cung cấp cho họ quyền truy cập vào cổng thông tin nhân viên của bạn và giúp họ tự chủ hơn.
· Sử dụng phần mềm cơ sở kiến thức để tạo tài liệu nội bộ nêu bật các KRA, chính sách công ty và văn hóa của thành viên mới.
· Làm quen với nhân viên mới các công cụ bạn thường sử dụng khi làm việc từ xa. Ví dụ: công cụ theo dõi giờ làm việc, quản lý dự án, báo cáo chi phí, v.v. Hãy kiểm tra với nhân viên mới mỗi tuần một lần để xác định bất kỳ vấn đề nào họ đang gặp phải trong công việc.
· Chuẩn bị lịch cho vài tuần đầu tiên, nêu rõ các buổi đào tạo và cuộc họp cần tham dự.
· Thường xuyên tiếp nhận phản hồi của nhân viên và lồng ghép vào quy trình đào tạo. Đừng quên chúc mừng thành tích của nhân viên mới khi quy trình đào tạo sắp kết thúc.
Quan trọng nhất là hãy làm mọi cách có thể để nhân viên mới biết rằng họ là một trong số các bạn! Hãy cho nhân viên mới mọi lý do để gắn bó với bạn Việc onboarding từ xa trong thời điểm hiện nay không phải là điều dễ dàng. Vì môi trường làm việc từ xa khiến bạn mất đi những khoảnh khắc thoải mái như gắn kết trong bữa trưa và xây dựng mối quan hệ lâu dài trong văn phòng, bạn phải nỗ lực hơn nữa để onboarding trực tuyến thành công.