С начала пандемии бизнес был вынужден работать удалённо — полностью или частично.
От личных встреч до онлайн-видеозвонков — многое изменилось в том, как сегодня работают компании.
Хотя этот новый формат работы приносит множество преимуществ — более высокая продуктивность и меньше прогулов — он также ставит перед компаниями серьёзные задачи, одной из которых является удалённый онбординг.
Если до пандемии новые сотрудники могли наблюдать за работой старших коллег и строить отношения во время перерывов, то в виртуальном мире всё иначе. Без теплоты личного общения сотрудники могут чувствовать себя потерянными и нежеланными на новом рабочем месте.
Так как же преодолеть эти трудности и создать удалённый онбординг, который будет таким же тёплым, сплочённым и поддерживающим, как и офлайн-онбординг?
Вот 9 отличных советов для успешного удалённого онбординга сотрудников. Но прежде чем перейти к ним, давайте разберёмся в основах удалённого онбординга.
Что такое удалённый онбординг сотрудников?
Процесс удалённого онбординга сотрудников — это процедура приветствия, обучения и сопровождения новых сотрудников, чтобы они могли освоиться с новыми ролями и обязанностями. Всё это происходит в виртуальной среде с помощью видеозвонков и другого программного обеспечения для онбординга.
Как и онлайн-обучение, цель удалённого онбординга — дать сотрудникам всестороннее представление о культуре, процессах и политиках компании, а также помочь им уверенно начать свой новый путь.
Грамотно организованный процесс удалённого онбординга закладывает прочную основу для новых сотрудников, предоставляя чёткое понимание того, что компания ожидает от них и что они могут ожидать взамен. Это помогает им оставаться на правильном пути и вносить значимый вклад в развитие компании.
Поскольку удалённый онбординг проводится через онлайн-платформы, крайне важно регулярно организовывать как формальные, так и неформальные встречи. Хотя такие встречи не заменят уютные кофейные перерывы и захватывающие очные тренинги, они могут помочь сотрудникам чувствовать себя менее изолированными при удалённой работе.
В чём разница между онбордингом и ориентацией?
Онбординг и ориентация — эти два термина часто используются как синонимы, поскольку обе процедуры направлены на одну цель: превратить новых сотрудников в эффективные ресурсы. Единственное различие заключается в их продолжительности и реализации.
Ориентация — это разовый процесс, который проводится сразу после того, как сотрудник присоединяется к компании. В то время как онбординг — это непрерывный процесс, включающий серию мероприятий, длящихся три месяца, а иногда и до года.
Ориентация включает краткое приветствие и быстрое знакомство с работой и процессами. В то время как онбординг — более широкое понятие, включающее, но не ограничивающееся ориентацией.
Обычно ориентация длится около недели, а онбординг — это тщательный процесс с регулярными встречами, где новые сотрудники могут общаться с коллегами и глубже понять свои конкретные роли.
9 золотых советов, чтобы помочь удалённым сотрудникам добиться успеха с первого дня
Удалённый формат работы не даёт сотрудникам естественной возможности интегрироваться в вашу рабочую культуру. Именно поэтому удалённый онбординг должен проводиться очень внимательно, чтобы обеспечить удовлетворённость сотрудников и их долгосрочный успех. Вот 9 отличных советов по удалённому онбордингу, которые сделают путь нового сотрудника менее пугающим и более насыщенным.
1. Тёпло поприветствуйте новых сотрудников
Процесс онбординга на самом деле начинается ещё до того, как сотрудник официально присоединится к организации. Вы можете начать заранее и задать правильный тон для пути сотрудника, удивив его приветственным подарочным набором. Подарки и персонализированные сувениры для сотрудников, а также письмо от вашего генерального директора — идеальный рецепт, чтобы удвоить радость новых сотрудников. Вы можете отправить этот приветственный набор сразу после отправки оффера и получения согласия кандидата. Это отличный способ создать чувство связи с кандидатом ещё до того, как он познакомится с командой, с которой будет работать. Такие жесты не только помогают новым сотрудникам чувствовать себя менее напряжённо, но и улучшают репутацию вашей компании. Кандидаты с удовольствием поделятся своим опытом в социальных сетях, что привлечёт внимание не только к вашему бренду, но и к вашей отличной системе онбординга.
2. Сделайте первый день незабываемым
Помните свой первый день в новом офисе? Незнакомая обстановка и незнакомые люди. Наверняка это было волнительно, правда? Такое случалось даже тогда, когда всё было нормально и удалённая работа не была распространена. Представьте, насколько унылыми могут быть первые дни удалённой работы для новых сотрудников! Теперь, когда вы знаете тревоги первого рабочего дня, вы можете внедрить систему, которая поможет новым сотрудникам почувствовать себя желанными и более комфортно работать удалённо. Сделайте первый день лёгким, показав новым сотрудникам видео о лучших днях в офисе. Удивите их тёплыми приветственными письмами , видеосообщениями от членов команды и короткими записками от тех, с кем им предстоит работать. Также можно организовать онлайн-ланч, чтобы снять напряжение, посмеяться и помочь новым сотрудникам почувствовать себя комфортно в первый день.
3. Назначьте наставника
Спросите любого HR-специалиста о лучших советах по удалённому онбордингу, и он обязательно подчеркнёт важность системы наставничества (Buddy System). Новые сотрудники часто чувствуют себя изолированными в первые дни, особенно в удалённой среде. Это чувство изоляции может быстро усилиться, если не принять меры вовремя. Недавний опрос более 2000 американцев, работающих удалённо, показал, что 7 из 10 сотрудников всё ещё чувствуют себя изолированными в виртуальной рабочей среде. Фактически, только 4% новых сотрудников довольны удалённым онбордингом, остальные не знают, как поддерживать связь с коллегами. Очевидно, что новым сотрудникам нужен наставник и ментор, чтобы помочь им преодолеть трудности удалённой работы. Вы можете назначить им наставника, который ответит на все их вопросы и поможет понять правила команды. Наставник гарантирует, что у новых сотрудников всегда будет кто-то, кто подскажет в трудной ситуации или просто поддержит как друг. Когда сотрудники чувствуют себя комфортно и интегрированы в команду, это отражается на их работе.
4. Организуйте онлайн-знакомства
Одна из самых сложных задач при удалённом онбординге — несмотря на все меры, сотрудники всё равно могут чувствовать себя изолированными и растерянными большую часть времени. Так в чём же решение этой постоянной проблемы? Онлайн-сессии знакомств очень эффективны в удалённой рабочей среде. Особенно во время онбординга короткие онлайн-встречи дают новым сотрудникам возможность познакомиться с коллегами и понять, как работает команда. Эти встречи не обязательно должны быть только рабочими. Всегда можно добавить неформальное общение и весёлые виртуальные игры для знакомства в официальные встречи, чтобы помочь новым сотрудникам снять рабочее напряжение. Процесс онбординга обычно длится не менее трёх месяцев, что довольно долго. Поэтому убедитесь, что эти встречи не проходят формально. Пусть они будут интересными и одинаково ориентированными на работу. В первые дни можно также организовать индивидуальные встречи с руководителями команд и отделов. Такое тесное общение укрепит доверие новых сотрудников и поможет им быстрее интегрироваться в вашу рабочую культуру.
5. Предоставьте инструменты для самостоятельного обучения
Как и клиенты, сотрудники тоже любят функции самообслуживания. Это позволяет им учиться в удобном темпе и не беспокоить HR, коллег и руководителей по мелким вопросам. «Дни, когда сотрудники звонили или писали на HR-сервисный центр за ответами на часто задаваемые вопросы, практически прошли». С системой самостоятельного обучения у новых сотрудников всегда есть надёжный ресурс, который поможет им в сложных ситуациях. Например, если сотруднику нужно разобраться в политике компании или процессе подачи заявления на отпуск, он может обратиться к справочнику сотрудника или внутренней базе знаний за необходимой помощью. Справочник сотрудника служит единой платформой, предоставляя быстрый доступ к важной информации о ваших политиках, продуктах, видении, миссии, культуре и многом другом. Чтобы сотрудники максимально использовали эту систему самообслуживания, вы можете интегрировать её с коммуникационной платформой, такой как Slack. Таким образом, сотрудники будут получать мгновенные обновления о любых изменениях или дополнениях в справочнике прямо в своём Slack. Это не только облегчает обучение, но и помогает новым сотрудникам сохранять продуктивность с первого дня. Вот короткое видео-руководство о том, как создать справочник сотрудника с помощью соответствующего программного обеспечения для новых сотрудников.
6. Перенесите весёлые активности в виртуальный мир
Помните старые добрые времена в офисе? Тогда общение было проще, наполнено весельем, смехом и открытыми разговорами за чашкой кофе, долгими прогулками и командными обедами. Люди остались прежними, но контекст изменился. Но это не должно мешать вам создавать дружелюбную и радостную рабочую атмосферу — новые сотрудники с радостью присоединятся. Вспомните все весёлые активности, в которых сотрудники участвовали в офисе, и перенесите их в виртуальный формат. Например, можно организовать онлайн-кофе или чайные встречи, или онлайн-викторины, где команды соревнуются за подарочную корзину — отличные варианты. Также можно проводить игры, такие как кулинарные викторины, фитнес-челленджи или активности, где сотрудники делятся своим опытом работы из дома. Культура удалённого онбординга не должна быть изолирующей. Она может быть такой же вовлекающей и весёлой — если не более — чем офисные дни прошлого. Благодаря этим активностям новые сотрудники смогут чувствовать себя комфортно и строить крепкие связи со всеми в команде.
7. С самого начала обозначьте чёткие ожидания
Новые сотрудники должны чётко понимать, что ваша организация ожидает от них, чтобы они могли с первого дня двигаться в правильном направлении. В виртуальной среде, где первые дни наполнены ожиданиями и неуверенностью — что делать, чего ожидать, к кому обращаться за помощью — постановка ожиданий особенно важна. Объясните роли и обязанности, покажите, как они связаны с общим успехом компании. Попросите руководителей команд рассказать о целях компании и о том, какой вклад ожидается от новых сотрудников. Такой уровень ясности крайне важен, чтобы они могли расставить приоритеты и быстро добиться успеха в первые месяцы. По мере того как роли новых сотрудников становятся сложнее и появляются новые обязанности, им будет легче адаптироваться к изменениям. Всё благодаря прочному фундаменту, заложенному с первых дней. Поскольку продуктивность — одна из главных проблем удалённого онбординга, структурированная программа с чётко поставленными целями и ожиданиями может стать мощным помощником. Она поможет новым сотрудникам успешно стартовать и повысить продуктивность до 70%.
8. Проводите онлайн-обучающие сессии
Создание внутренних документов или справочника сотрудника — отличный способ улучшить процесс онбординга. Однако вы также можете проводить онлайн-обучающие сессии, чтобы ускорить обучение. Эти тренинги могут быть посвящены новой роли сотрудника, продуктам и услугам, с которыми он будет работать, а также стандартным операционным процедурам вашей компании. IT-специалист (SPOC) может присоединиться к сессии, чтобы рассказать о безопасности паролей, защите устройств и других инструментах, используемых в компании. Руководители отделов могут обсудить долгосрочные и краткосрочные цели, которых должны достичь новые сотрудники, и процессы, по которым команда выполняет задачи и получает одобрения. Аналогично, HR-команда может провести сессии по основным HR-процессам, которые сотрудники могут выполнять самостоятельно. Проводите Q&A-сессии после каждого тренинга, чтобы новые сотрудники могли задать вопросы и получить ответы на все свои сомнения. Кроме того, вы можете предоставить им доступ к вашим обучающим курсам для самостоятельного обучения в любое время и в любом месте. Что ещё? Еженедельные индивидуальные встречи с новыми сотрудниками — ещё один способ держать их в курсе задач, обсуждать возможные проблемы и помогать им освоиться на новой должности.
9. Персонализируйте процесс удалённого онбординга
Хотя некоторые части процесса онбординга, такие как организация онлайн-ланчей и обучение стандартным процедурам, довольно схожи, другие должны быть адаптированы под конкретные потребности новых сотрудников. Согласно исследованиям, средний процесс онбординга включает 54 активности. Некоторые из них, особенно административные задачи, могут отнимать ценное время, которое новые сотрудники могли бы потратить на действительно важную работу.
Поэтому необходим индивидуальный путь обучения, чтобы связать новых сотрудников с нужными программами для развития и исключить ненужные активности. Чтобы подобрать подходящий процесс онбординга, сначала проанализируйте общий уровень навыков и знаний новых сотрудников с помощью онлайн-тестов и викторин. Используйте эти данные, чтобы скорректировать программу удалённого онбординга и помочь сотрудникам почувствовать свою причастность к процессу. Включите в процесс конкретные онлайн-курсы и тренинги, чтобы дать новые навыки и помочь сотрудникам соответствовать реальным требованиям должности. Например, для нового члена вашей команды контент-маркетинга курсы могут быть посвящены написанию увлекательного контента и оптимизации его для поисковых систем. С другой стороны, для нового сотрудника HR-команды процесс онбординга может включать обучение проведению собеседований и поддержанию дисциплины на рабочем месте. Чек-лист удалённого онбординга.
Удалённый онбординг сотрудников во время COVID может быть довольно утомительным. Иногда отсутствие прямого, оперативного общения делает даже самые простые задачи изнурительными. Вот краткий чек-лист для удалённого онбординга, чтобы начать работу:
· Отправьте им приветственный набор, включающий краткое руководство по ритуалам, видению и миссии вашей компании.
· Организуйте индивидуальные встречи с руководителями команд, отделов и коллегами.
· Проведите онлайн-знакомство за обедом, чтобы снять напряжение и помочь новым сотрудникам чувствовать себя увереннее.
· Дайте им доступ к вашему порталу сотрудников и помогите стать более самостоятельными.
· Используйте программное обеспечение базы знаний для создания внутренних документов, отражающих ключевые показатели эффективности нового сотрудника, политики и культуру компании.
· Познакомьте новых сотрудников с инструментами, которые вы обычно используете при удалённой работе. Например: системы учёта времени, управления проектами, отчётности по расходам и т. д. Раз в неделю связывайтесь с новыми сотрудниками, чтобы выявить возможные проблемы.
· Составьте расписание на первые недели, чётко указав тренинги и встречи, которые нужно посетить.
· Регулярно собирайте обратную связь от сотрудников и внедряйте её в процесс онбординга. Не забывайте отмечать достижения новых сотрудников по завершении онбординга.
И самое главное — сделайте всё возможное, чтобы новые сотрудники почувствовали себя частью вашей команды! Дайте новым сотрудникам все причины остаться с вами Удалённый онбординг сейчас — это непросто. Поскольку удалённая работа лишает привычных моментов, таких как совместные обеды и построение долгосрочных отношений в офисе, вам придётся приложить ещё больше усилий для успешного онлайн-онбординга.