Sejak merebaknya pandemi, bisnis terpaksa bekerja secara remote, baik sepenuhnya maupun sebagian.
Dari pertemuan tatap muka hingga panggilan video online, banyak hal telah berubah dalam cara perusahaan beroperasi saat ini.
Meskipun cara kerja baru ini membawa banyak manfaat—produktivitas yang lebih tinggi dan absensi yang lebih sedikit—namun juga menghadirkan tantangan berat, salah satunya adalah onboarding jarak jauh.
Sebelum pandemi, karyawan baru bisa belajar langsung dari senior dan membangun hubungan saat waktu istirahat, namun dunia virtual berjalan berbeda. Tanpa kehangatan interaksi tatap muka, karyawan bisa merasa tersesat dan tidak diterima di tempat kerja barunya.
Jadi, bagaimana Anda bisa mengatasi tantangan ini dan menciptakan pengalaman onboarding jarak jauh yang hangat, terhubung, dan suportif seperti onboarding offline?
Berikut 9 tips hebat untuk onboarding karyawan remote yang sukses. Namun sebelum membahasnya, mari kita lihat dulu dasar-dasar onboarding jarak jauh.
Apa itu onboarding karyawan remote?
Proses onboarding karyawan remote adalah prosedur untuk menyambut, melatih, dan membimbing karyawan baru agar terbiasa dengan peran dan tanggung jawab baru mereka. Semua ini dilakukan di lingkungan virtual dengan bantuan panggilan video dan perangkat lunak onboarding karyawan lainnya.
Sama seperti program pelatihan online, tujuan onboarding jarak jauh adalah memberikan karyawan gambaran menyeluruh tentang budaya, proses, dan kebijakan perusahaan, serta membantu mereka memulai perjalanan baru dengan percaya diri.
Proses onboarding jarak jauh yang lancar membangun fondasi yang kuat bagi karyawan baru dengan memberikan gambaran jelas tentang apa yang diharapkan perusahaan dari mereka dan apa yang bisa mereka harapkan sebagai balasan. Ini membantu mereka tetap fokus dan memberikan kontribusi berarti bagi pertumbuhan perusahaan.
Karena onboarding jarak jauh dilakukan melalui platform online, sangat penting untuk mengatur pertemuan formal dan informal secara rutin. Meskipun pertemuan ini tidak dapat menggantikan waktu istirahat minum kopi yang hangat dan sesi pelatihan tatap muka yang seru, pertemuan ini dapat membantu karyawan merasa tidak terlalu terisolasi saat bekerja remote.
Apa perbedaan antara onboarding dan orientasi?
Onboarding dan orientasi—dua istilah ini sering digunakan secara bergantian karena kedua proses ini bertujuan untuk satu tujuan: menjadikan karyawan baru sebagai sumber daya yang efektif. Perbedaannya hanya terletak pada durasi dan pelaksanaannya.
Orientasi adalah proses satu kali yang dilakukan segera setelah karyawan bergabung dengan perusahaan. Sebaliknya, onboarding adalah proses berkelanjutan yang mencakup serangkaian kegiatan selama tiga bulan dan kadang-kadang hingga satu tahun.
Orientasi karyawan meliputi sambutan singkat dan pengenalan singkat tentang pekerjaan dan proses Anda. Di sisi lain, onboarding adalah istilah yang lebih luas yang mencakup, tetapi tidak terbatas pada, orientasi.
Sementara orientasi biasanya berlangsung sekitar satu minggu, onboarding adalah proses menyeluruh yang melibatkan pertemuan rutin di mana karyawan baru dapat berinteraksi dengan rekan kerja dan mendapatkan pemahaman yang lebih dalam tentang peran spesifik mereka.
9 tips emas agar karyawan remote sukses sejak hari pertama
Pengaturan kerja remote tidak memberikan kesempatan alami bagi karyawan untuk berintegrasi dengan budaya kerja Anda. Itulah mengapa onboarding jarak jauh harus dilakukan dengan hati-hati untuk memastikan kepuasan karyawan dan kesuksesan jangka panjang. Berikut 9 tips onboarding remote yang hebat untuk membuat perjalanan karyawan baru menjadi tidak menakutkan dan lebih memuaskan.
1. Sambut karyawan baru dengan hangat
Proses onboarding sebenarnya dimulai sebelum karyawan resmi bergabung dengan organisasi. Anda dapat memulainya lebih awal dan menciptakan suasana yang tepat untuk perjalanan karyawan dengan mengejutkan mereka dengan paket hadiah sambutan. Hadiah gratis dan hadiah personal untuk karyawan, bersama dengan surat dari CEO Anda, adalah resep sempurna untuk menggandakan antusiasme karyawan baru. Anda dapat mengirimkan paket sambutan ini segera setelah mengirimkan surat penawaran dan menerima konfirmasi dari kandidat. Ini adalah cara yang bagus untuk menciptakan rasa keterhubungan dengan kandidat bahkan sebelum mereka bertemu dengan tim yang akan mereka ajak bekerja sama. Gestur seperti ini tidak hanya membantu karyawan baru merasa kurang stres, tetapi juga meningkatkan reputasi perusahaan Anda. Kandidat akan senang membagikan pengalaman mereka di media sosial, yang akan membuat orang membicarakan tidak hanya tentang merek Anda tetapi juga tentang sistem onboarding Anda yang luar biasa.
2. Jadikan hari pertama berkesan
Apakah Anda ingat hari pertama Anda di kantor baru? Lingkungan yang asing dan orang-orang yang belum dikenal. Pasti terasa menegangkan, bukan? Ini dulu terjadi bahkan ketika semuanya normal dan kerja remote belum umum. Bayangkan betapa suramnya hari-hari pertama kerja remote bagi karyawan baru! Sekarang Anda tahu kecemasan hari pertama kerja, Anda bisa menerapkan sistem untuk membantu karyawan baru merasa diterima dan lebih nyaman saat bekerja remote. Ringankan hari pertama dengan menunjukkan video hari-hari menyenangkan di kantor kepada karyawan baru. Kejutkan mereka dengan email sambutan hangat , pesan video dari anggota tim, dan catatan singkat dari rekan kerja yang akan bekerja sama dengan mereka. Anda juga bisa mengadakan makan siang online untuk mencairkan suasana, berbagi tawa, dan membantu karyawan baru merasa nyaman di hari pertama.
3. Tunjuk seorang buddy
Tanyakan pada profesional HR mana pun tentang tips terbaik onboarding remote dan mereka pasti akan menekankan pentingnya Sistem Buddy. Karyawan baru sering merasa terisolasi di hari-hari awal, terutama di lingkungan kerja remote. Rasa terisolasi ini bisa cepat memburuk jika tidak segera diatasi. Survei terbaru terhadap lebih dari 2.000 orang Amerika yang bekerja remote menemukan bahwa 7 dari 10 karyawan masih merasa terisolasi di lingkungan kerja virtual. Faktanya, hanya 4% karyawan baru yang puas dengan onboarding remote, sementara yang lain tidak tahu bagaimana tetap terhubung dengan rekan kerja. Jelas, karyawan baru membutuhkan seorang buddy dan mentor untuk membantu mereka mengatasi tantangan kerja remote. Anda dapat menunjuk seorang buddy yang akan menjawab semua pertanyaan mereka dan membantu mereka memahami aturan tim. Buddy memastikan karyawan baru selalu memiliki seseorang untuk membimbing mereka saat menghadapi kesulitan di tempat kerja atau sekadar membutuhkan teman untuk bersandar. Ketika karyawan merasa nyaman dan terintegrasi dalam tim, kinerja kerja mereka akan mencerminkan hal itu.
4. Adakan sesi perkenalan online
Salah satu tantangan terberat dalam onboarding remote adalah meskipun sudah banyak upaya, karyawan tetap bisa merasa terisolasi dan bingung di sebagian besar hari. Lalu, apa solusi untuk masalah yang terus-menerus ini? Sesi perkenalan online sangat efektif di lingkungan kerja remote. Terutama saat onboarding, pertemuan online singkat memberi karyawan baru kesempatan untuk mengenal rekan kerja dan memahami cara kerja tim. Pertemuan ini tidak harus selalu serius. Anda bisa selalu memasukkan percakapan santai dan permainan icebreaker virtual yang seru ke dalam pertemuan resmi untuk membantu karyawan baru mengurangi tekanan kerja. Proses onboarding biasanya berlangsung setidaknya tiga bulan, yang merupakan waktu yang cukup lama. Jadi, pastikan pertemuan ini tidak kaku. Sebaliknya, harus menyenangkan dan tetap fokus pada pekerjaan. Di awal, Anda juga bisa mengatur pertemuan satu lawan satu dengan pemimpin tim dan kepala departemen. Interaksi dekat seperti ini akan membangun kepercayaan pada karyawan baru dan membantu mereka berintegrasi lebih cepat ke budaya kerja Anda.
5. Sediakan alat pembelajaran mandiri
Sama seperti pelanggan, karyawan juga menyukai fitur self-service. Ini memungkinkan mereka belajar sesuai kecepatan sendiri dan tidak perlu merepotkan HR, rekan kerja, dan atasan untuk masalah kecil. “Hari-hari ketika karyawan menelepon atau mengirim email ke pusat layanan HR untuk jawaban atas pertanyaan yang sering diajukan hampir berakhir.” Dengan sistem pembelajaran mandiri, karyawan baru selalu memiliki sumber daya yang dapat diandalkan untuk membimbing mereka saat bingung atau membutuhkan bantuan. Misalnya, jika ada kebijakan perusahaan atau proses pengajuan cuti yang perlu dipahami karyawan baru, mereka dapat merujuk ke buku pegangan karyawan atau knowledge base internal untuk bantuan yang diperlukan. Buku pegangan karyawan berfungsi sebagai satu platform, memberikan akses cepat kepada karyawan baru ke informasi penting tentang kebijakan, produk, visi, misi, budaya, dan lainnya. Untuk membantu karyawan memaksimalkan sistem self-service ini, Anda dapat mengintegrasikannya dengan platform komunikasi seperti Slack. Dengan begitu, karyawan akan menerima pembaruan instan tentang perubahan atau penambahan pada buku pegangan karyawan Anda, langsung di dashboard Slack mereka. Ini tidak hanya memudahkan pembelajaran, tetapi juga membantu karyawan baru tetap produktif sejak hari pertama. Berikut adalah panduan video singkat tentang cara membuat buku pegangan karyawan menggunakan perangkat lunak buku pegangan karyawan untuk karyawan baru.
6. Bawa aktivitas seru ke dunia virtual
Apakah Anda ingat masa-masa indah di kantor? Dulu, membangun koneksi lebih mudah, penuh dengan keseruan, tawa, dan percakapan terbuka sambil minum kopi, jalan-jalan panjang, dan makan siang tim. Meskipun orangnya tetap sama, konteksnya telah berubah. Namun, itu tidak boleh menghentikan Anda untuk menciptakan lingkungan kerja yang ramah dan menyenangkan; karyawan baru pasti akan senang bergabung. Pikirkan semua aktivitas seru yang diikuti karyawan saat di kantor dan ubah menjadi pengalaman virtual. Misalnya, Anda bisa mengadakan sesi kopi atau teh online, atau permainan trivia online di mana tim bersaing untuk mendapatkan paket hadiah—ini adalah pilihan yang bagus. Anda juga bisa mengadakan permainan seperti Kuis Makanan, tantangan kebugaran, atau aktivitas di mana karyawan berbagi pandangan mereka tentang bekerja dari rumah. Budaya onboarding remote tidak harus membuat terisolasi. Sebaliknya, bisa sama menarik dan menyenangkan—bahkan lebih—daripada hari-hari di kantor dulu. Dengan aktivitas seru ini, karyawan baru bisa merasa nyaman dan membangun ikatan yang kuat dengan semua anggota tim.
7. Tetapkan ekspektasi yang jelas sejak awal
Karyawan baru harus memahami dengan jelas apa yang diharapkan organisasi Anda dari mereka agar bisa memulai dengan baik sejak hari pertama. Di lingkungan virtual, di mana hari-hari pertama dipenuhi ekspektasi dan ketidakpastian tentang apa yang harus dilakukan, apa yang diharapkan, dan kepada siapa harus meminta bantuan, penetapan ekspektasi menjadi semakin penting. Jelaskan peran dan tanggung jawab, dan tunjukkan bagaimana hal itu selaras dengan kesuksesan perusahaan secara keseluruhan. Minta pemimpin tim untuk mempresentasikan tujuan perusahaan dan kontribusi yang diharapkan dari karyawan baru. Tingkat kejelasan ini sangat penting untuk membantu mereka memprioritaskan pekerjaan dan meraih kesuksesan cepat di bulan-bulan pertama. Seiring peran karyawan baru menjadi lebih kompleks dengan tanggung jawab yang lebih banyak, mereka akan bisa beradaptasi dengan perubahan lebih mudah. Semua berkat fondasi yang kuat sejak awal. Karena produktivitas adalah salah satu tantangan terbesar onboarding remote, program onboarding yang terstruktur dengan tujuan dan ekspektasi yang jelas bisa menjadi asisten yang ampuh. Ini dapat membantu karyawan baru memulai dengan baik dan meningkatkan produktivitas hingga 70%.
8. Adakan sesi pelatihan online
Membuat dokumen internal atau buku pegangan karyawan memang cara yang bagus untuk meningkatkan proses onboarding. Namun, Anda juga dapat mengadakan sesi pelatihan online untuk mempercepat pembelajaran. Sesi pelatihan ini dapat berfokus pada peran baru yang diisi karyawan, produk dan layanan yang akan mereka tangani, serta prosedur operasional standar yang diikuti perusahaan Anda. Spesialis IT (SPOC) dapat bergabung dalam sesi untuk membahas manajemen kata sandi, keamanan perangkat, dan alat lain yang digunakan perusahaan Anda. Kepala departemen dapat bergabung dalam diskusi tentang tujuan jangka panjang dan jangka pendek yang harus dicapai karyawan baru serta proses yang diikuti tim untuk menyelesaikan tugas dan mendapatkan persetujuan. Demikian pula, tim HR dapat mengadakan sesi tentang proses HR dasar yang dapat ditangani sendiri oleh karyawan. Adakan sesi tanya jawab setelah setiap pelatihan agar karyawan baru memiliki kesempatan untuk bertanya dan semua kekhawatiran mereka terjawab. Selain itu, Anda juga dapat memberikan akses ke kursus pelatihan Anda untuk pembelajaran mandiri kapan saja, di mana saja. Apa lagi? Pertemuan mingguan satu lawan satu dengan karyawan baru adalah cara lain untuk memperbarui tugas, membahas masalah potensial, dan membantu mereka menyesuaikan diri dengan peran baru.
9. Personalisasi proses onboarding remote
Meskipun beberapa bagian dari proses onboarding, seperti mengadakan makan siang online dan pelatihan SOP, cukup mirip, bagian lain harus disesuaikan dengan kebutuhan spesifik karyawan baru. Menurut penelitian, rata-rata proses onboarding mencakup 54 aktivitas. Beberapa di antaranya, terutama tugas administratif, dapat menyita waktu berharga yang seharusnya digunakan karyawan baru untuk pekerjaan yang benar-benar penting.
Oleh karena itu, jalur pembelajaran yang dipersonalisasi diperlukan untuk menghubungkan karyawan baru dengan program yang tepat yang mereka butuhkan untuk pengembangan, sekaligus menghilangkan aktivitas yang tidak perlu. Untuk memiliki proses onboarding yang sesuai, Anda perlu menganalisis tingkat keterampilan dan pengetahuan keseluruhan karyawan baru menggunakan asesmen dan kuis online. Gunakan data ini untuk menyempurnakan program onboarding remote dan membantu karyawan merasa terlibat langsung dalam proses. Sertakan kursus online dan sesi pelatihan khusus dalam proses untuk memberikan keterampilan yang tepat kepada karyawan baru dan membantu mereka memenuhi persyaratan nyata dari posisi tersebut. Misalnya, untuk anggota baru yang bergabung dengan tim pemasaran konten Anda, kursus dapat difokuskan pada cara menulis konten yang menarik dan cara mengoptimalkan konten untuk mesin pencari. Di sisi lain, untuk rekan baru yang bergabung dengan tim HR Anda, proses onboarding dapat mencakup pelatihan tentang cara mewawancarai kandidat dan cara menegakkan disiplin di tempat kerja. Checklist onboarding remote.
Onboarding karyawan remote selama COVID bisa sangat melelahkan. Terkadang, kurangnya komunikasi langsung dan real-time membuat tugas yang paling sederhana pun terasa melelahkan. Berikut checklist onboarding remote singkat untuk memulai:
· Kirimkan mereka paket sambutan yang berisi panduan singkat tentang ritual, visi, dan misi perusahaan Anda.
· Atur pertemuan satu lawan satu dengan pemimpin tim, kepala departemen, dan rekan kerja.
· Adakan makan siang perkenalan online untuk mencairkan suasana dan membantu karyawan baru merasa tidak terlalu cemas.
· Berikan akses ke portal karyawan Anda dan bantu mereka menjadi lebih mandiri.
· Gunakan perangkat lunak knowledge base untuk membuat dokumen internal yang menyoroti KRA anggota baru, kebijakan perusahaan, dan budaya.
· Kenalkan karyawan baru dengan alat yang biasa Anda gunakan saat bekerja remote. Contoh: alat pelacak waktu, manajemen proyek, pelaporan pengeluaran, dll. Lakukan check-in dengan karyawan baru seminggu sekali untuk mengidentifikasi masalah yang mereka hadapi di tempat kerja.
· Siapkan jadwal untuk beberapa minggu pertama, dengan jelas mencantumkan sesi pelatihan dan pertemuan yang harus diikuti.
· Kumpulkan umpan balik karyawan secara rutin dan masukkan ke dalam proses onboarding. Jangan lupa rayakan pencapaian karyawan baru saat proses onboarding berakhir.
Yang terpenting, lakukan segala cara agar karyawan baru tahu bahwa mereka adalah bagian dari Anda! Berikan setiap alasan kepada karyawan baru untuk tetap bersama Anda Onboarding remote saat ini memang tidak mudah. Karena kerja remote menghilangkan momen-momen nyaman seperti membangun hubungan saat makan siang dan membangun relasi jangka panjang di kantor, Anda harus berusaha lebih keras untuk onboarding online yang sukses.
