Dallo scoppio della pandemia, le aziende sono state costrette a lavorare da remoto, totalmente o parzialmente.
Dalle riunioni in presenza alle videochiamate online, molte cose sono cambiate nel modo in cui le aziende operano oggi.
Sebbene questo nuovo modo di lavorare porti molti vantaggi—maggiore produttività e meno assenze—presenta anche sfide difficili, una delle quali è l’onboarding da remoto.
Se prima della pandemia i nuovi dipendenti potevano affiancare i colleghi più esperti e costruire relazioni durante le pause, il mondo virtuale funziona diversamente. Senza il calore delle interazioni faccia a faccia, i dipendenti possono sentirsi smarriti e non benvenuti nel nuovo ambiente di lavoro.
Quindi, come superare queste sfide e creare un’esperienza di onboarding da remoto che sia calorosa, connessa e di supporto come quella offline?
Ecco 9 ottimi consigli per un onboarding remoto di successo. Ma prima di esplorarli, vediamo le basi dell’onboarding da remoto.
Cos’è l’onboarding da remoto?
Il processo di onboarding da remoto è una procedura per accogliere, formare e guidare i nuovi dipendenti affinché si familiarizzino con i loro nuovi ruoli e responsabilità. Tutto ciò avviene in un ambiente virtuale con l’aiuto di videochiamate e altri software di onboarding.
Proprio come un programma di formazione online, lo scopo dell’onboarding da remoto è fornire ai dipendenti una visione completa della cultura, dei processi e delle politiche aziendali, aiutandoli a iniziare con sicurezza il loro nuovo percorso.
Un processo di onboarding da remoto fluido getta solide basi per i nuovi dipendenti, offrendo un quadro chiaro di ciò che l’azienda si aspetta da loro e di ciò che possono aspettarsi in cambio. Questo li aiuta a rimanere sulla giusta strada e a dare contributi significativi alla crescita aziendale.
Poiché l’onboarding da remoto si svolge tramite piattaforme online, è fondamentale organizzare incontri formali e informali regolari. Anche se questi incontri non possono sostituire le accoglienti pause caffè e le entusiasmanti sessioni di formazione in presenza, possono aiutare i dipendenti a sentirsi meno isolati durante il lavoro da remoto.
Qual è la differenza tra onboarding e orientamento?
Onboarding e orientamento—questi due termini vengono spesso usati in modo intercambiabile perché entrambi i processi mirano a un unico obiettivo: trasformare i nuovi dipendenti in risorse efficaci. L’unica differenza sta nella durata e nell’implementazione.
L’orientamento è un processo unico che avviene immediatamente dopo l’ingresso del dipendente in azienda. L’onboarding, invece, è un processo continuo che include una serie di eventi che possono durare tre mesi e talvolta fino a un anno.
L’orientamento dei dipendenti prevede un rapido benvenuto e una breve introduzione al lavoro e ai processi. L’onboarding, invece, è un termine più ampio che include, ma non si limita, all’orientamento.
Mentre l’orientamento di solito dura circa una settimana, l’onboarding è un processo approfondito che prevede incontri regolari in cui i nuovi assunti possono interagire con i colleghi e acquisire una comprensione più profonda dei loro ruoli specifici.
9 consigli d’oro per aiutare i dipendenti da remoto a avere successo dal primo giorno
Un ambiente di lavoro da remoto non offre ai dipendenti l’opportunità naturale di integrarsi con la cultura aziendale. Proprio per questo motivo, l’onboarding da remoto deve essere svolto con attenzione per garantire la soddisfazione dei dipendenti e il successo a lungo termine. Ecco 9 ottimi consigli per rendere il percorso dei nuovi assunti meno impegnativo e più gratificante.
1. Dai un caloroso benvenuto ai nuovi dipendenti
Il processo di onboarding inizia in realtà prima che il dipendente entri ufficialmente in azienda. Puoi iniziare in anticipo e impostare il tono giusto per il percorso del dipendente sorprendendolo con un pacchetto di benvenuto. Gadget e regali personalizzati per i dipendenti, insieme a una lettera del CEO, sono la ricetta perfetta per raddoppiare l’entusiasmo dei nuovi assunti. Puoi inviare questo kit di benvenuto subito dopo aver inviato la lettera di offerta e aver ricevuto l’accettazione del candidato. Questo è un ottimo modo per creare un senso di connessione con il candidato ancora prima che incontri il team con cui lavorerà. Gesti di questo tipo non solo aiutano i nuovi assunti a sentirsi meno stressati, ma migliorano anche la reputazione della tua azienda. I candidati saranno felici di condividere la loro esperienza sui social media, facendo parlare non solo del tuo brand ma anche dell’eccellente sistema di onboarding.
2. Rendi il primo giorno memorabile
Ricordi il tuo primo giorno in un nuovo ufficio? Ambienti e persone sconosciute. Deve essere stato travolgente, vero? Questo succedeva anche quando tutto era normale e il lavoro da remoto non era comune. Immagina quanto possano essere cupi i primi giorni di lavoro da remoto per i nuovi assunti! Ora che conosci le ansie del primo giorno di lavoro, puoi implementare un sistema per aiutare i nuovi assunti a sentirsi accolti e più a loro agio lavorando da remoto. Rendi il primo giorno leggero mostrando ai nuovi dipendenti video di belle giornate in ufficio. Sorprendili con email di benvenuto calorose , messaggi video dei membri del team e brevi note da parte di chi lavorerà con loro. Puoi anche organizzare un pranzo online per rompere il ghiaccio, condividere qualche risata e aiutare i nuovi assunti a sentirsi a proprio agio fin dal primo giorno.
3. Assegna un buddy
Chiedi a qualsiasi professionista HR i migliori consigli per l’onboarding da remoto e sottolineerà sicuramente l’importanza del Buddy System. I nuovi dipendenti spesso si sentono isolati nei primi giorni, soprattutto in un ambiente di lavoro da remoto. Questo senso di isolamento può peggiorare rapidamente se non affrontato in tempo. Un recente sondaggio su oltre 2.000 americani che lavorano da remoto ha rilevato che 7 dipendenti su 10 si sentono ancora isolati in un ambiente di lavoro virtuale. Infatti, solo il 4% dei nuovi assunti è soddisfatto dell’onboarding da remoto, mentre gli altri non sanno come restare in contatto con i colleghi. Chiaramente, i nuovi assunti hanno bisogno di un buddy e di un mentore che li aiuti a superare le sfide del lavoro da remoto. Puoi assegnare loro un buddy che risponda a tutte le domande e li aiuti a comprendere le regole del team. Il buddy garantisce che i nuovi dipendenti abbiano sempre qualcuno che li guidi quando incontrano difficoltà sul lavoro o semplicemente hanno bisogno di un amico su cui contare. Quando i dipendenti si sentono a proprio agio e integrati nel team, le loro prestazioni lavorative ne beneficeranno.
4. Organizza sessioni online di conoscenza reciproca
Una delle sfide più difficili dell’onboarding da remoto è che, nonostante molte misure, i dipendenti possono comunque sentirsi isolati e confusi nella maggior parte dei giorni. Quindi, qual è la soluzione a questo problema persistente? Le sessioni online di conoscenza reciproca sono molto efficaci in un ambiente di lavoro da remoto. Soprattutto durante l’onboarding, brevi incontri online danno ai nuovi dipendenti la possibilità di conoscere i colleghi e capire come funziona il team. Questi incontri non devono essere solo lavoro e niente divertimento. Puoi sempre includere conversazioni informali e giochi virtuali rompighiaccio divertenti nelle riunioni ufficiali per aiutare i nuovi assunti ad alleviare la pressione lavorativa. Il processo di onboarding di solito dura almeno tre mesi, che è un periodo lungo. Quindi, assicurati che questi incontri non siano meccanici. Devono invece essere piacevoli e ugualmente focalizzati sul lavoro. Nei primi giorni, puoi anche organizzare incontri individuali con i team leader e i responsabili di reparto. Interazioni così strette costruiranno fiducia nei nuovi dipendenti e li aiuteranno a integrarsi più rapidamente nella cultura aziendale.
5. Fornisci strumenti di autoapprendimento
Proprio come i clienti, anche i dipendenti amano le funzionalità self-service. Questo permette loro di imparare con i propri tempi ed evitare di disturbare HR, colleghi e supervisori per questioni minori. “I tempi in cui i dipendenti chiamavano o inviavano email al centro servizi HR per risposte alle domande frequenti sono quasi finiti.” Con un sistema di autoapprendimento, i nuovi dipendenti hanno sempre una risorsa affidabile a cui rivolgersi quando sono confusi o hanno bisogno di aiuto. Ad esempio, se c’è una politica aziendale o una procedura di richiesta ferie su cui i nuovi dipendenti hanno bisogno di indicazioni, possono consultare il manuale del dipendente o la knowledge base interna per l’assistenza necessaria. Il manuale del dipendente funge da piattaforma unica, offrendo ai nuovi assunti un accesso rapido a informazioni importanti su politiche, prodotti, visione, missione, cultura e altro ancora. Per aiutare i dipendenti a sfruttare al massimo questo sistema self-service, puoi integrarlo con una piattaforma di comunicazione come Slack. In questo modo, i dipendenti riceveranno aggiornamenti istantanei su eventuali modifiche o aggiunte al manuale direttamente nella dashboard di Slack. Questo non solo rende l’apprendimento più semplice, ma aiuta anche i nuovi assunti a mantenere la produttività fin dal primo giorno. Ecco una breve guida video su come creare un manuale del dipendente utilizzando un software dedicato per i nuovi assunti.
6. Porta le attività divertenti nel mondo virtuale
Ricordi i bei vecchi tempi in ufficio? Allora connettersi era più facile, pieno di divertimento, risate e conversazioni aperte davanti a un caffè, lunghe passeggiate e pranzi di squadra. Le persone sono le stesse, ma il contesto è cambiato. Ma questo non dovrebbe impedirti di creare un ambiente di lavoro amichevole e gioioso; i nuovi dipendenti saranno felici di partecipare. Pensa a tutte le attività divertenti a cui i dipendenti partecipavano in ufficio e trasformale in un’esperienza virtuale. Ad esempio, puoi organizzare sessioni online di caffè o tè, o quiz online in cui le squadre competono per un cesto regalo—sono ottime opzioni. Puoi anche organizzare giochi come quiz sul cibo, sfide di fitness o attività in cui i dipendenti condividono le loro opinioni sul lavoro da casa. La cultura dell’onboarding da remoto non deve essere isolante. Può essere altrettanto coinvolgente e divertente—se non di più—dei giorni in ufficio del passato. Con queste attività divertenti, i nuovi assunti possono sentirsi a proprio agio e creare legami forti con tutti i membri dei team.
7. Definisci aspettative chiare fin dall’inizio
I nuovi dipendenti devono capire chiaramente cosa si aspetta da loro l’organizzazione, così potranno partire con il piede giusto fin dal primo giorno. In un ambiente virtuale, dove i primi giorni sono pieni di aspettative e incertezze su cosa fare, cosa aspettarsi e a chi chiedere aiuto, definire le aspettative è ancora più importante. Spiega i ruoli e le responsabilità e mostra come si allineano al successo complessivo dell’azienda. Chiedi ai team leader di presentare gli obiettivi aziendali e i contributi attesi dai nuovi assunti. Questo livello di chiarezza è fondamentale per aiutarli a dare priorità al lavoro e ottenere successi rapidi nei primi mesi. Man mano che i ruoli dei nuovi dipendenti diventano più complessi con maggiori responsabilità, saranno in grado di adattarsi più facilmente ai cambiamenti. Tutto grazie alle solide basi costruite fin dai primi giorni. Poiché la produttività è una delle maggiori sfide dell’onboarding da remoto, un programma strutturato con obiettivi e aspettative chiari può essere un potente alleato. Può aiutare i nuovi assunti a partire bene e aumentare la produttività fino al 70%.
8. Organizza sessioni di formazione online
Creare documenti interni o un manuale del dipendente è sicuramente un ottimo modo per migliorare il processo di onboarding. Tuttavia, puoi anche organizzare sessioni di formazione online per accelerare l’apprendimento. Queste sessioni possono concentrarsi sul nuovo ruolo per cui il dipendente è stato assunto, sui prodotti e servizi con cui lavorerà e sulle procedure operative standard seguite dall’azienda. Lo specialista IT (SPOC) può partecipare a una sessione per discutere la gestione delle password, la sicurezza dei dispositivi e altri strumenti utilizzati dall’azienda. I responsabili di reparto possono partecipare a discussioni sugli obiettivi a lungo e breve termine che i nuovi assunti devono raggiungere e sui processi che il team segue per completare i compiti e ottenere approvazioni. Allo stesso modo, il team HR può organizzare sessioni sui processi HR di base che i dipendenti possono gestire autonomamente. Organizza sessioni di domande e risposte dopo ogni formazione, così i nuovi assunti avranno l’opportunità di fare domande e chiarire ogni dubbio. Inoltre, puoi anche dare loro accesso ai tuoi corsi di formazione per l’autoapprendimento in qualsiasi momento e ovunque. Cos’altro? Riunioni individuali settimanali con i nuovi assunti sono un altro modo per aggiornarli sui compiti, discutere eventuali problemi e aiutarli a inserirsi nei nuovi ruoli.
9. Personalizza il processo di onboarding da remoto
Mentre alcune parti del processo di onboarding, come l’organizzazione di pranzi online e la formazione sulle SOP, sono abbastanza simili, altre dovrebbero essere adattate alle esigenze specifiche dei nuovi assunti. Secondo le ricerche, il processo medio di onboarding include 54 attività. Alcune di queste, soprattutto quelle amministrative, possono occupare tempo prezioso che i nuovi dipendenti dovrebbero dedicare a lavori davvero importanti.
Per questo motivo, è necessario un percorso di apprendimento personalizzato che colleghi i nuovi assunti ai programmi giusti per il loro sviluppo, eliminando le attività non necessarie. Per avere un processo di onboarding adeguato, devi prima analizzare il livello generale di competenze e conoscenze dei nuovi assunti tramite valutazioni e quiz online. Usa questi dati per perfezionare il programma di onboarding da remoto e aiutare i dipendenti a sentirsi direttamente coinvolti nel processo. Includi corsi online specifici e sessioni di formazione per trasmettere le giuste competenze ai nuovi assunti e aiutarli a soddisfare i reali requisiti della posizione. Ad esempio, per un nuovo membro che entra a far parte del team di content marketing, i corsi possono concentrarsi su come scrivere contenuti coinvolgenti e come ottimizzare i contenuti per i motori di ricerca. D’altra parte, per un nuovo collaboratore che entra nel team HR, il processo di onboarding può includere formazione su come intervistare i candidati e come promuovere la disciplina sul posto di lavoro. Checklist per l’onboarding da remoto.
L’onboarding dei dipendenti da remoto durante il COVID può essere piuttosto faticoso. A volte, la mancanza di comunicazione diretta e in tempo reale rende estenuanti anche i compiti più semplici. Ecco una breve checklist per l’onboarding da remoto per iniziare:
· Invia loro un kit di benvenuto che includa una piccola guida che evidenzi i rituali, la visione e la missione della tua azienda.
· Organizza incontri individuali con team leader, responsabili di reparto e colleghi.
· Organizza un pranzo introduttivo online per rompere il ghiaccio e aiutare i nuovi assunti a sentirsi meno ansiosi.
· Dai loro accesso al portale dipendenti e aiutali a diventare più indipendenti.
· Utilizza un software di knowledge base per creare documenti interni che evidenzino i KRA del nuovo membro, le politiche aziendali e la cultura.
· Fai familiarizzare i nuovi dipendenti con gli strumenti che usi comunemente per il lavoro da remoto. Ad esempio: strumenti di rilevazione del tempo, gestione progetti, rendicontazione spese, ecc. Controlla i nuovi assunti una volta a settimana per individuare eventuali problemi che stanno affrontando sul lavoro.
· Prepara un programma per le prime settimane, indicando chiaramente le sessioni di formazione e le riunioni a cui partecipare.
· Raccogli regolarmente feedback dai dipendenti e integrali nel processo di onboarding. Non dimenticare di celebrare i successi dei nuovi assunti al termine del processo di onboarding.
Soprattutto, fai tutto il possibile per far sentire i nuovi dipendenti parte del gruppo! Dai ai nuovi assunti ogni motivo per restare con te L’onboarding da remoto in questo periodo non è facile. Poiché il lavoro da remoto elimina quei momenti di convivialità come il pranzo insieme e la costruzione di relazioni a lungo termine in ufficio, devi impegnarti ancora di più per un onboarding online di successo.